Die Oberbürgermeisterin
Vorlage
Federführende Dienststelle:
FB 11 - Fachbereich Personal, Organisation, EGovernment und Informationstechnologie
Beteiligte Dienststelle/n:
E 26 - Gebäudemanagement
Vorlage-Nr:
FB 11/0043/WP18-1
Status:
öffentlich
Datum:
Verfasser/in:
03.11.2021
Berthold Hammers
Homeoffice-Konzept für Verwaltungsmitarbeitende
Ratsantrag 136/18 der CDU-Fraktion vom 11.05.2021
Tagesordnungsantrag der CDU-Fraktion vom 22.07.2021
Ziele:
Beratungsfolge:
Datum
18.11.2021
Gremium
Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung
Zuständigkeit
Kenntnisnahme
Beschlussvorschlag:
Der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung nimmt die Vorlage zur Kenntnis.
Vorlage FB 11/0043/WP18-1 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.11.2021
Seite: 1/10
Finanzielle Auswirkungen:
JA
NEIN
X
Investive
Ansatz
Auswirkungen
20xx
Fortgeschrieb
ener Ansatz
20xx
Fortgeschrieb
Ansatz
ener Ansatz
20xx ff.
20xx ff.
Gesamtbedarf (alt)
Gesamtbedarf
(neu)
Einzahlungen
0
0
0
0
0
0
Auszahlungen
0
0
0
0
0
0
Ergebnis
0
0
0
0
0
0
+ Verbesserung /
0
0
Deckung ist gegeben/ keine
Deckung ist gegeben/ keine
ausreichende Deckung
ausreichende Deckung
vorhanden
vorhanden
- Verschlechterung
konsumtive
Ansatz
Auswirkungen
20xx
Ertrag
Fortgeschrieb
ener Ansatz
20xx
Fortgeschrieb
Ansatz
ener Ansatz
20xx ff.
20xx ff.
Folge-
Folgekosten (alt)
kosten
(neu)
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Abschreibungen
0
0
0
0
0
0
Ergebnis
0
0
0
0
0
0
Personal-/
Sachaufwand
+ Verbesserung /
- Verschlechterung
0
0
Deckung ist gegeben/ keine
Deckung ist gegeben/ keine
ausreichende Deckung
ausreichende Deckung
vorhanden
vorhanden
Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):
Vorlage FB 11/0043/WP18-1 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.11.2021
Seite: 2/10
Klimarelevanz
Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die
Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)
Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz
Die Maßnahme hat folgende Relevanz:
keine
positiv
negativ
nicht eindeutig
x
Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:
gering
mittel
groß
nicht ermittelbar
x
Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung
Die Maßnahme hat folgende Relevanz:
keine
positiv
negativ
nicht eindeutig
x
Größenordnung der Effekte
Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.
Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):
gering
mittel
groß
unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
80 t bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels)
Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):
gering
mittel
groß
unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
80 bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels)
Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt:
vollständig
überwiegend (50% - 99%)
teilweise (1% - 49 %)
Vorlage FB 11/0043/WP18-1 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.11.2021
Seite: 3/10
nicht
nicht bekannt
Vorlage FB 11/0043/WP18-1 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.11.2021
Seite: 4/10
Erläuterungen:
Homeoffice
Die Stadtverwaltung Aachen hat in dieser Hinsicht eine langjährige Erfahrung mit den Anfängen von
versuchsweisen Einrichtungen von Telearbeitsplätzen im Jahr 2000. In 2008 wurde bei der Stadt
Aachen eine Dienstvereinbarung (DV) zur Telearbeit geschlossen. Dies sind die Ausgangspunkte für
Homeoffice bei der Stadt Aachen. Dabei wurde großer Wert gelegt auf eine alternierende, bestenfalls
gleichgewichtige Heim- und Büroarbeit, um die Anbindung an den Betrieb sicherzustellen. Dies
bedeutete regelmäßig die Einrichtung und Vorhaltung eines doppelten Arbeitsplatzes. In der letzten
Anpassung dieser DV von Mai 2017 wurde u.a. als ein Ziel neu aufgenommen, Raumeffekte erreichen
zu können, was durch festgelegte Telearbeitszeiten und damit sichere Kalkulierbarkeit der
Anwesenheit vor Ort in Einzelfällen erreicht wurde. Dem steht aber die Notwendigkeit gegenüber,
auch Schnittmengen gemeinsamer Anwesenheiten für Teamaustausche zu ermöglichen. Aktuell gibt
es 115 eingerichtete Telearbeitsplätze.
Ebenfalls in 2017 wurde erstmals eine DV zur „mobilen Arbeit“ geschlossen. Damit wurde den
Mitarbeitenden unter bestimmten Bedingungen die Möglichkeit eröffnet, einmal in der Woche
außerhalb des Büros mit oder ohne technische Anbindung arbeiten zu können. Die Stadtverwaltung
Aachen war damit in der kommunalen Landschaft wegweisend.
Die monatlichen Nutzungen steigerten sich seitdem kontinuierlich und hatten einen ersten wichtigen
und merklichen Aufschwung erhalten mit der technischen Einrichtung und Verbreitung von VDI und
der Nutzungsmöglichkeit privater Endgeräte. Virtual Desktop Infrastructure (VDI) ist eine Form der
Desktop-Virtualisierung, wobei die spezifischen Desktop-Images in virtuellen Maschinen (VMs)
ausgeführt und über ein Netzwerk an Endkunden bereitgestellt werden. Der Zugriff kann über einen
Desktop-PC, einen Thin Client oder ein rein mobiles Gerät erfolgen.
Entwicklung der Nutzung mobiler Arbeit je Monat
Anzahl der Nutzungen je Monat
600
500
400
Erlaubnis zum
Einsatz privater
Endgeräte mit VDI
300
200
100
0
05/2017
Vorlage FB 11/0043/WP18-1 der Stadt Aachen
01/2018
02/2019
Ausdruck vom: 16.11.2021
02/2020
Seite: 5/10
Mit den zwangsweise veränderten Rahmenbedingungen durch die Pandemie wurden die
.
Zugangsmöglichkeiten für mobile Arbeit massiv erweitert und die Nutzungen haben sich von einem
Stand von etwa 550 Nutzer*innen zu Jahresbeginn mehr als verdoppelt.
Schon Ende letzten Jahres wurde der Entwicklung und dem erkennbar gestiegenen Bedarf nach
mobiler Arbeit Rechnung getragen und mit dem Gesamtpersonalrat eine Fortschreibung der DV
vereinbart, die einen zweiten Tag mobiler Arbeit in der Woche ermöglicht. Insoweit überführt die
Verwaltung die derzeitige Sonderlage postpandemisch in diese neue Regelung.
Zugangsmöglichkeiten zum Home-Office
Maßgeblich für die Nutzbarkeit von Home-Office dürfte die technische Anbindung sein, während ein
papieraktengeführtes Arbeiten anderenorts einen eher geringen Umfang ausmachen dürfte. Von den
ca. 2.500 Büroarbeitsplätzen sind etwa 1.700 mit VDI-Technik ausgestattet, die ein technisch
gestütztes mobiles Arbeiten mit Zugriff auf die gewohnten Ordnerstrukturen ermöglicht. Dies wurde so
bereits von ca. 1.600 Nutzer*innen in Anspruch genommen.
Ergebnisse von Befragungen der Mitarbeitenden
Die Einstellung zum Homeoffice sowie das aktuelle und künftig beabsichtigte Nutzungsverhalten der
Mitarbeitenden wurde in aktuellen Befragungen ermittelt.
Im Rahmen einer Bachelor Arbeit (Autorin: STIAnw. Leonie Hermanns) haben 732 Mitarbeitende der
Stadt im Zeitraum von 21.04.2021 bis zum 05.05.2021 an einer Befragung teilgenommen. Danach
arbeiten ca. zwei Drittel aller Umfrageteilnehmer*innen gerne im Homeoffice. Bestimmte Korrelationen
geben interessante Hinweise.
So wird das Homeoffice um so mehr befürwortet, je jünger die Mitarbeitenden sind:
Vorlage FB 11/0043/WP18-1 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.11.2021
Seite: 6/10
Zustimmung zur Aussage „Insgesamt arbeite ich gerne im
Homeoffice“ unterteilt nach Altersgruppen
„Dies ist ein Indiz dafür, dass sich das Homeoffice mittelfristig und unabhängig von dem aktuellen
Anlass der Pandemie stärker durchsetzen wird. Während von den unter 26-jährigen fast 80 Prozent
gerne im Homeoffice arbeiten, sind es bei den über 55-jährigen weniger als 60 Prozent.
Ebenso lässt sich eine unterschiedliche Auffassung der Zufriedenheit abhängig von der Tätigkeit
beobachten. Während der Aussage, dass gerne im Homeoffice gearbeitet wird, 67 Prozent auf der der
Sachbearbeitung ziemlich oder sehr zustimmen, erhält die Aussage bei den Führungskräften mit
insgesamt 57 Prozent etwas weniger Zustimmung“:
Zustimmung zur Aussage „Insgesamt arbeite ich gerne im Homeoffice“
unterteilt nach Tätigkeit
An der Befragung einer Studierendengruppe der Verwaltungshochschule HSPV NRW im Rahmen
einer Projektarbeit nahmen 519 städtische Mitarbeitende im Zeitraum von 21.05.2021 bis 27.05.2021
teil. Hier gab es u.a. diese generelle Frage:
Während der sehr hohe Zuspruch von 91% der befragten Mitarbeitenden zu erwarten gewesen ist, ist
diese perspektivische Sicht sicher die aufschlussreichere:
Vorlage FB 11/0043/WP18-1 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.11.2021
Seite: 7/10
Danach „können sich 43 % vorstellen, zwei Tage wöchentlich im Homeoffice zu arbeiten. 24 % geben
an, einen Tag wöchentlich im Homeoffice arbeiten zu wollen. 23 % Mitarbeitende sprechen sich für
eine Anzahl von drei Tagen aus. Vier wöchentliche Homeoffice-Tage gibt 7 % der Mitarbeitende an
und letztlich möchten 3 % der befragten Mitarbeitenden an fünf Tagen in der Woche im Homeoffice
arbeiten. Zwei Tage wöchentlich im Homeoffice zu verbringen, stellt eine Kombination der
Arbeitsorganisationen dar. Es ist anzunehmen, dass es den Mitarbeitenden dadurch möglich ist,
sowohl den beruflichen Kontakt zu dem Kollegium innerhalb des Verwaltungsgebäudes aufrecht zu
erhalten, als auch, das Arbeitsklima in den heimischen vier Wänden zu erhalten. Dies könnte eine
insgesamt höhere Flexibilität bezogen auf die Work-Life-Balance ermöglichen.“
Damit hat sich das Herangehen der Stadt bezüglich der neuen Rahmenbedingung für mobile Arbeit in
hohem Maße bestätigt. Beide Arbeiten enthalten zudem noch eine ganze Reihe von Analysen und
Handlungshinweisen, die im Zuge der weiteren Ausgestaltung eines strukturellen Konzeptes
beachtlich sein könnten.
Weitere technische Entwicklung
Die Umstellung auf Windows 10 wird voraussichtlich Ende 2021 abgeschlossen und damit ist auch
das weitere Ausrollen von VDI verbunden. Die Umstellung auf E-Akten nimmt weiter Fahrt auf. Neben
der Grundsicherung und dem Einwohnermeldebereich steht aktuell auch die Umstellung der
Personalakten an. Die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) befindet sich in der
Pilotphase und um das System verwaltungsweit verfügbar zu haben, ist eine 3-jährige Umsetzung
geplant. Erst die Arbeit mit einem flächendeckenden DMS Dokumentenmanagementsystem und der
E-Akte führt zur vollumfänglichen Möglichkeit der Aufgabenwahrnehmung im Home-Office. Weitere
technische Herausforderungen sind u.a. die IT-Infrastruktur, die IT-Sicherheit und das cloudcomputing.
Diskussionsstand in den Leitungskonferenzen
Im regelmäßigen Austausch zwischen dem Verwaltungsvorstand und den Fachbereichs- und
Eigenbetriebsleitungen (Leitungskonferenz) wurde sich am 30.04.2021 mit den verschiedenen
Vorlage FB 11/0043/WP18-1 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.11.2021
Seite: 8/10
Auswirkungen der pandemischen Lage und der Zeit danach auseinandergesetzt. Dabei wurden
folgende Themen beleuchtet:
- Arbeitsschutz Gesundheit und Soziales
- Arbeitsplatz 2.0 – Digitalisierung und Büroorganisation der Zukunft
- Neue Anforderungen an die interne Kommunikation
- Bürger*innenkontakte 2021 ff
- Führung in Zeiten der Pandemie
- Pandemie - Verwaltung - Politik
Da sich die Verwaltung nicht gezielt in diese neue Lage begeben hat, hat sich an sehr vielen Punkten
gezeigt, dass eine neue strategische Ausrichtung bedacht und die Rahmenbedingungen,
insbesondere die Unternehmenskultur der Stadt betreffend, weiter ausgeschärft werden müssen.
Dies hat zum einen dazu geführt, dass sich die nächste Leitungskonferenz am 27. August weiter mit
dem „hybriden Arbeiten“- inkl. Einbezug externer Expertise- beschäftigen wird und sich eine
flankierende Arbeitsgruppe gebildet hat, die sich mit allen grundlegenden Fragestellungen befasst,
ggf. im Sinne eines „Home-Office-Konzeptes“.
Im Rahmen der internen Diskussion, an der auch die Mitarbeitendenvertretung teilgenommen hat, hat
sich als Meinungsbild ergeben, dass
-
sich mit der Ausgestaltung der „Arbeitswelt von morgen“ intensiv beschäftigt werden muss
-
die mobile Arbeit per se (noch) kein „Bürospar-Modell“ darstellt
-
räumliche Konzeptionen -soweit dies im Bestand möglich ist- erst erstellt werden können,
wenn klar ist, wie sich die Stadtverwaltung zum „hybriden Arbeiten“ aufstellen möchte
Für den vorliegenden Ratsantrag heißt das:
Für ein „postpandemisches Home-Office-Konzept“ sind bereits sehr gute Grundlagen geschaffen.
Die angepasste DV „mobile Arbeit“ weitet den Rahmen auf 2 Tage wöchentlich aus. Die bisher schon
erreichten guten technischen Voraussetzungen werden weiter Zug um Zug gesteigert und noch mehr
Potential für vollwertige Arbeitsmöglichkeiten im „Home-Office“ erschließen.
Ein genereller Einfluss auf den Raumbedarf wird noch nicht erkannt, einmal abgesehen von
punktuellen Verständigungen in Teams, die ihr Arbeiten in limitierten Raumsituationen durch gezielte
Absprachen von Anwesenheiten im Büro organisieren. Um merkliche Raumeffekte zu erreichen,
müsste die Verortung von Verwaltungsarbeit neu ausgerichtet werden. Ob es insgesamt oder in
bestimmten Dienststellen oder Organisationseinheiten zu einem „clean-desk-Prinzip“ sowie zu frei zu
wählenden und zu buchenden Arbeitsplätzen kommen soll, bedarf einer demnächstigen Entscheidung
unter Abwägung von Vor- und Nachteilen und unter Sicherstellung der notwendigen
Rahmenbedingungen.
Im Frühjahr 2022 wird über die weiteren Entwicklungen berichtet.
Anlage/n:
Vorlage FB 11/0043/WP18-1 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.11.2021
Seite: 9/10
1)
Ratsantrag 136/18 der CDU-Fraktion vom 11.05.2021 - Homeoffice-Konzept für
Verwaltungsmitarbeitende
2)
Tagesordnungsantrag der CDU-Fraktion vom 22.07.2021
Vorlage FB 11/0043/WP18-1 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.11.2021
Seite: 10/10
FRAKTION IM RAT
DER STADT AACHEN
CDU-Fraktion im Rat der Stadt - 52058 Aachen
An die
Oberbürgermeisterin der Stadt Aachen
Frau Sibylle Keupen
Rathaus
Eingang bei FB 01
12. Mai 2021
52058 Aachen
Geschäftsstelle:
Verwaltungsgebäude Katschhof
Johannes-Paul-Il.-Straße 1
52062 Aachen
Raum 111
Telefon 0241/432 7211
Fax
0241/432 7222
cdu.fraktion@mail.aachen.de
www.cdu-fraktion-aachen.de
CDU 21.035
Aachen, den 11.05.2021
Ratsantrag
Homeoffice-Konzept für Verwaltungsmitarbeitende
Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin,
die CDU-Fraktion im Rat der Stadt Aachen beantragt im Rat der Stadt Aachen folgenden
Beschluss zu fassen:
Die Verwaltung wird beauftragt, ein postpandemisches Home-Office-Konzept für die Mit
arbeitenden der Stadt Aachen zu erarbeiten. Dabei sind insbesondere der Bedarf an mobilen
Endgeräten, für das Flomeoffice optimierte Software-Lösungen sowie der Einfluss auf den
Raumbedarf der Stadt Aachen miteinzubeziehen. Der Personalrat ist als Interessenvertre
tung der Mitarbeitenden zu beteiligen.
Begründung
Die Corona-Pandemie hat nicht nur in der Privatwirtschaft zu einer verstärkten Nutzung des
Home-Office als moderne Arbeitsform geführt. Auch die Stadt Aachen setzt derzeit aus
Gründen des Infektionsschutzes verstärkt auf das Homeoffice.
Mit Blick auf die stattfindenden Impfungen könnte die Pandemie in absehbarer Zeit been
det sein. Zwar sinkt dann der Bedarf an einem erhöhten Infektionsschutz. Doch andere Vor
teile des Homeoffice bleiben bestehen. Die Möglichkeit mobil zu arbeiten, kann zu einer
gesteigerten Kreativität führen. Der nicht mehr täglich notwendige Weg zur Arbeit schafft
Freiräume für Mitarbeitende und unterstützt zudem die bessere Vereinbarkeit von Familie
^mcDU
FRAKTION IM RAT
DER 5.TADT AACHEN
und Beruf. Eine Verringerung der beruflich bedingten Fahrten reduziert zudem C02-Emmissionen. Somit leistet die Arbeitsform des Homeoffice auch einen Beitrag zum Klimaschutz.
Hinzukommt, dass auf diese Weise der Raumbedarf der Stadt Aachen sinken kann. Dies
führt nicht nur zu einer Kostenersparnis, sondern kann zudem weitere Spielräume für die
Stadtentwicklung schaffen.
Es ist daher sinnvoll, die Attraktivität des Homeoffice für die Mitarbeitenden der Stadt
Aachen auch nach dem Ende der Pandemie zu erhalten und möglicherweise noch zu stei
gern. Dazu bedarf es eines Homeoffice-Konzeptes. In diesem Rahmen sind insbesondere der
Bedarf an geeigneten mobilen Endgeräten sowie an einer für das Homeoffice optimierten
Software zu berücksichtigen. Zudem sind die möglichen Auswirkungen auf dem Raumbe
darf der Stadt Aachen näher zu betrachten.
Die umfangreiche Berücksichtigung der Interessen der Mitarbeitenden ist zu Erarbeitung
des Konzepts unerlässlich. Daher ist der Personalrat miteinzubeziehen.
Mit freundlichen Grüßen
/
Fraktionsvorsitzende
Seite 2 von 2
BBCDU
CDU-FraktionimRatderStadt - 52058 Aachen
An die Vorsitzende
des Personal- und Verwaltungsausschusses
FRAKTION IM RAT
DERSTADTAACHEN
Geschäftsstelle:
VerwaltungsgebäudeKatschhof
Johannes-Paul-ll.-Straße 1
52062 Aachen
Raum 111
Telefon 0241/432721l
0241/4327222
Fax
cdu.fraktion@mail.aachen.de
www.cdu-fraktion-aachen.de
Frau Annika Fohn
Rathaus
52058Aachen
CDU 21.052T0
Aachen.den 21.07.2021
TAGESORDNUNGSANTRAG
Sehr geehrte Frau Vorsitzende,
die CDU-Fraktion im Rat der Stadt Aachen beantragt fürdie Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses am 26. August 2021 folgenden Tagesordnungspunkt vorzusehen:
Homeoffice-Konzept fürVerwaltungsmitarbeitende
(Ratsantrag der CDU-Fraktion vom 11. Mai 2021)
Mitfreundlichen Grüßen
61&
Elke Eschweiler
Sprecherin im Personalund Verwaltungsausschuss