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Vorlage-Sammeldokument

                                    
                                        Die Oberbürgermeisterin

Vorlage

Vorlage-Nr:

E 49.6/0001/WP18

Federführende Dienststelle:
Stadtbibliothek
Beteiligte Dienststelle/n:

Status:

öffentlich

Datum:
Verfasser/in:

13.04.2021
E 49/6

Sachstandsbericht - Einführung der RFID-Technologie und der
Selbstverbuchung in der Stadtbibliothek Aachen
Ratsantrag der GRÜNE-Fraktion und LINKE-Fraktion vom 13.03.2017
Ziele:
Beratungsfolge:
Datum
20.04.2021

Gremium
Betriebsausschuss Kultur und Theater

Zuständigkeit
Kenntnisnahme

Beschlussvorschlag:
Der Betriebsausschuss Kultur und Theater nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Vorlage E 49.6/0001/WP18 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 14.04.2021

Seite: 1/8

Finanzielle Auswirkungen
JA

NEIN

x

Finanzielle Auswirkungen RFID Stadtbibliothek (Stand 11.01.2021)
Fortgeschrieb

Ansatz

Auswirkungen

2021

Einzahlungen

322.166

0

0

0

523.530

523.530

Auszahlungen

536.942

0

0

0

872.550

872.550

- 214.777

0

0

0

- 349.020

- 349.020

Ergebnis

ener Ansatz
2021

+ Verbesserung /

Fortgeschrieb

Gesamt-

2022 ff.

ener Ansatz.

bedarf (alt)

0

0

Deckung ist gegeben

Deckung ist gegeben

- Verschlechterung

konsumtive

Ansatz

Auswirkungen

20xx

Ertrag

Ansatz

Gesamt-

Investive

Fortgeschrieb
ener Ansatz
20xx

Fortgeschrieb

Ansatz

ener Ansatz

20xx ff.

20xx ff.

bedarf
(neu)

Folge-

Folgekosten (alt)

kosten
(neu)

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

120.000

Abschreibungen

0

0

0

0

0

0

Ergebnis

0

0

0

0

0

- 120.000

Personal-/
Sachaufwand

+ Verbesserung /
- Verschlechterung

0

0

Deckung ist gegeben/ keine

Deckung ist gegeben/ keine

ausreichende Deckung

ausreichende Deckung

vorhanden

vorhanden

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Vorlage E 49.6/0001/WP18 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 14.04.2021

Seite: 2/8

Finanzielle Auswirkungen
JA

NEIN

x

Finanzielle Auswirkungen Baumaßnahme Umgestaltung EG Stadtbibliothek (Stand
11.01.2021)
Investive

Ansatz

Auswirkungen

2021

Fortgeschrieb
ener Ansatz
2021

Fortgeschrieb

Ansatz

ener Ansatz

2022 ff.

2022 ff..

Gesamtbedarf (alt)

Gesamtbedarf
(neu)

Einzahlungen

0

0

0

0

0

0

Auszahlungen

0

0

220.000

0

715.000

220.000

Ergebnis

0

0

- 220.000

0

- 715.000

220.000

+ Verbesserung /

0

- Verschlechterung

0
keine ausreichende
Deckung vorhanden
Personaleinsparungen ab
2022: ca. 95.000 EUR/Jahr
(Brutto)

konsumtive

Ansatz

Auswirkungen

20xx

Ertrag

Fortgeschrieb
ener Ansatz
20xx

Fortgeschrieb

Ansatz

ener Ansatz

20xx ff.

20xx ff.

Folge-

Folgekosten (alt)

kosten
(neu)

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Abschreibungen

0

0

0

0

0

0

Ergebnis

0

0

0

0

0

0

Personal-/
Sachaufwand

+ Verbesserung /
- Verschlechterung

0

0

Deckung ist gegeben/ keine

Deckung ist gegeben/ keine

ausreichende Deckung

ausreichende Deckung

vorhanden

vorhanden

Vorlage E 49.6/0001/WP18 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 14.04.2021

Seite: 3/8

Klimarelevanz
Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die
Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)
Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz
Die Maßnahme hat folgende Relevanz:
keine

positiv

negativ

nicht eindeutig
x

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:
gering

mittel

groß

nicht ermittelbar
x

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung
Die Maßnahme hat folgende Relevanz:
keine

positiv

negativ

nicht eindeutig
x

Größenordnung der Effekte
Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.
Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):
gering
mittel
groß

unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
80 t bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels)

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):
gering
mittel
groß

unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
80 bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels)

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt:
vollständig
überwiegend (50% - 99%)
teilweise (1% - 49 %)
nicht
nicht bekannt
Vorlage E 49.6/0001/WP18 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 14.04.2021

Seite: 4/8

Vorlage E 49.6/0001/WP18 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 14.04.2021

Seite: 5/8

Erläuterungen:
Nach Beteiligung des BAKU in der Sitzung am 11.10.2018 und anschließendem Erhalt des
Zuwendungsbescheides der Bezirksregierung Düsseldorf vom 02.05.2019 begann das Projekt „RFID
Selbstverbuchung“.
Die Einführung der RFID-Technologie hat für die Bibliothek eine enorme Relevanz und bildet die
Voraussetzung für die Weiterentwicklung der Bibliothek zu einem Bücher und Medienzentrum des 21.
Jahrhunderts. Neben der Möglichkeit eines verbesserten Kundenservices ist dieses Projekt, das
Fundament für weitere Innovationen und zukunftsgerichtete Projekte.
In dem Projektlenkungsausschusses am 28.06.2019 wurden unter Leitung von Frau Kmoch als
Gesamtprojektleitung drei Arbeitsgruppen gebildet:
-

AG RFID und Selbstverbuchung (Leitung: Frau Lohe)

-

AG Umgestaltung Erdgeschoss im Thekenbereich (Leitung: Frau Dittrich)

-

AG

Arbeitsorganisation

und

Aufgabenerfüllung

nach

Einführung

von

RFID

und

Selbstverbuchung (Leitung: Frau Dittrich, Herr Sawallich resp. Bibliotheksleitung)
Seither verlief das Projekt planmäßig, sodass folgende Ergebnisse erzielt werden konnten:
Die AG RFID und Selbstverbuchung hat im Frühjahr 2020 ca. 320.000 RFID-Etiketten für den
gesamten Medienbestand sowie 40.000 neue RFID-Bibliotheksausweise beschafft. Im unmittelbaren
Anschluss

wurde

die

systemische

Erfassung

des

umfangreichen

Medienbestandes

(sog.

Konvertierung) von etwa 220.000 Medien im Freihandbestand durchgeführt und der Austausch aller
Bibliotheksausweise gemeinsam mit den Leser*innen erfolgreich abgewickelt.
Im Sommer 2020 konnte zudem der Auftrag zur Beschaffung verschiedener RFID-Geräte
(Selbstverbuchungsgeräte,

Sortieranlage,

Stapelbücherwagen,

Sicherungsgates)

als

zentraler

Baustein des Projektes an die dänische Firma Lyngsoe vergeben werden, sodass die Lieferung dieser
RFID-Komponenten Ende 2020 erfolgt ist. Vor allem die Sortieranlage für Medien inklusive
Außenrückgabe ist als Herzstück der Selbstverbuchung anzusehen. Nach den Hamburger
Bücherhallen ist die nun implementierte Anlage die Zweitgrößte in deutschen Bibliotheken. Die
Stadtbibliothek

Aachen

hat

mit

dieser

technischen

Neuerung

somit

einen

wichtigen

richtungsweisenden Schritt zu einem Bücher und Medienzentrum des 21. Jahrhunderts gemacht.
Erste Testungen der RFID-Technologie konnten bereits im Dezember 2020 erfolgreich durchgeführt
werden.
Ebenfalls noch Ende 2020 wurde die Beschaffung eines Kassenautomaten sowie einer Abholstation
für Medien angestoßen. Im ersten Halbjahr 2021 wird mit der Lieferung und Installation beider
Komponenten gerechnet.
Die notwendigen baulichen Maßnahmen wurden und werden mit Hilfe des Gebäudemanagements
und des beauftragten Architekturbüros Knapp&Knapp realisiert. Der erste Bauabschnitt im ehemaligen
Veranstaltungsraum „Pavillon“ ist im Herbst 2020 als Grundlage für die Installation der RFIDSortieranlage fertiggestellt worden. Die weiteren Baumaßnahmen werden in vier Bauabschnitte
unterteilt; beginnend im Januar 2021 ist die Fertigstellung für September 2021 anvisiert.
Vorlage E 49.6/0001/WP18 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 14.04.2021

Seite: 6/8

Mit dem Ziel der Erhöhung der Aufenthaltsqualität wurde durch die AG Umgestaltung Erdgeschoss in
Zusammenarbeit mit dem Gebäudemanagement und dem Architekturbüro ein Designkonzept
entwickelt und die Ausschreibung der einzelnen Möblierungselemente vorbereitet. Der erstellte
Teilkostenplan für das Jahr 2021 zur Förderung der Neumöblierung wurde durch den
Fördermittelgeber bewilligt. Die gesamte Umgestaltung des Eingangsbereiches soll planmäßig im
September 2021 abgeschlossen werden.
Eckpunkte zur zukünftigen Aufgabenerledigung im Zusammenhang mit der Betreuung der RFIDGeräte hat die AG Arbeitsorganisation und Aufgabenerfüllung nach Einführung von RFID festgehalten:
-

Im Zuge der Einführung der RFID-Technologie entfällt die manuelle Verbuchung an der
Verbuchungstheke nahezu vollständig.

-

Der neu einzurichtende Servicepunkt (SP) dient als erste Anlaufstelle für die Leserinnen und
Leser, bietet aber auch Unterstützung bei den Selbstverbuchungsstationen und kümmert sich
um die Sortieranlage (u.a. Behälteraustausch). Ebenso erfolgen hier die Benutzeranmeldung
sowie die Betreuung des Kassenautomaten.

-

Der SP soll ständig mit zwei Kolleg*innen besetzt werden; weiterhin steht eine*r Kolleg*in im
Back-Office zur Verfügung; eine vierte Kraft kümmert sich vorrangig um die Sortieranlage.

-

Grundsätzlich wird jede*r Kolleg*in, die bisher an der Theke im Einsatz war, auch in Zukunft
am SP zum Einsatz kommen.

Insgesamt konnten der anvisierte Zeitplan sowie der Kostenplan vollständig eingehalten werden. Der
Zwischenverwendungsnachweis

für

das

Jahr

2019

wurde

vom

Fördermittelgeber

ohne

Beanstandungen geprüft. Der Zwischenverwendungsnachweis für das Jahr 2020 wird beim
Fördermittelgeber fristgerecht im ersten Quartal 2021 zur Prüfung eingereicht. Es sind keine
Beanstandungen zu erwarten.
Perspektivisch ist auch im weiteren Verlauf des Projektes nicht mit wesentlichen Abweichungen von
der ursprünglichen Planung zu rechnen.

Vorlage E 49.6/0001/WP18 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 14.04.2021

Seite: 7/8

Finanzielle Auswirkungen
Die Ausstattung mit der RFID-Technologie inkl. Einrichtungsgegenstände führt zu Gesamtkosten von
ca. 873.000 €.
Die Drittmittelförderung beträgt für das gesamte Projekt 523.530 € (60% der förderfähigen Kosten).
Hiervon wurden knapp 200.000 € planmäßig bis Ende Dezember 2020 verausgabt. Die Verausgabung
der Restmittel erfolgt wie vorgesehen im weiteren Verlauf des Projektes.
Die nicht förderfähigen Kosten für die notwendigen baulichen Maßnahmen iHv ca. 220.000 € werden
teilweise aus Mitteln der Bauunterhaltung durch das Gebäudemanagement getragen.
Für den zu leistenden Eigenanteil der Drittmittelförderung sowie für die nicht förderfähigen Kosten
wurden 200.000 € aus den Rücklagen des E 49 reserviert und ein Zuschuss des Rechtsträgers iHv
insgesamt 240.000 € bewilligt.
Darüber hinaus sollen nach Abschluss des Projektes im Jahr 2022 durch den sukzessiven Wegfall
von 1,5 Stellen ca. 95.000 € dauerhaft eingespart werden.

Klimarelevanz

Auf der einen Seite wird durch die Anschaffung zusätzlicher technologischer Geräte der
Energieverbrauch erhöht, auf der anderen Seite wird beispielsweise durch die Sanierung des
Gebäudes und die Optimierung von Beleuchtungseinheiten der Energiebedarf gesenkt.

Vorlage E 49.6/0001/WP18 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 14.04.2021

Seite: 8/8