Der Oberbürgermeister
Vorlage
Federführende Dienststelle:
Fachbereich Personal und Organisation
Beteiligte Dienststelle/n:
Fachbereich Kinder, Jugend und Schule
Vorlage-Nr:
Status:
AZ:
Datum:
Verfasser:
FB 11/0066/WP17
öffentlich
FB 11/510
12.05.2015
Frau Kaever/Frau Wilden
Sachstandsbericht zur innerorganisatorischen Betrachtung des
FB 45
Beratungsfolge:
TOP:__
Datum
Gremium
Kompetenz
11.06.2015
PVA
Anhörung/Empfehlung
Beschlussvorschlag:
Der Personal- und Verwaltungsausschuss der Stadt Aachen nimmt die Ausführungen zustimmend zur
Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen die notwendigen Stellen im Umfang von insgesamt
0,75 Vollzeitäquivalenten im Rahmen des Stellenplanes 2016 einzurichten.
Vorlage FB 11/0066/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.07.2015
Seite: 1/5
Finanzielle Auswirkungen:
konsumtive
Ansatz
Fortgeschriebener
Ansatz
Fortgeschriebener
Auswirkungen
2015
Ansatz 2015
2016 ff.
Ansatz 2016 ff.
Ertrag
Folge-
Folge-
kosten
kosten
(alt)
(neu)
0€
0€
0€
0€
0€
0€
30.000 €
30.000 €
0€
180.000 €
0€
0€
Abschreibungen
0€
0€
0€
0€
0€
0€
Ergebnis
0€
0€
0€
0€
0€
0€
Personal-/
Sachaufwand
+ Verbesserung /
0€
-180.000 €
Deckung vorhanden 1)
keine Deckung vorhanden 2)
- Verschlechterung
Durch die Reduzierung der Abteilungen entfallende Stellen
Aktuelle Abteilung
Funktion
Planstellenumfang
45/500
Abteilungsleitung
1,0 VZÄ
45/500
Vorzimmerkraft
1,0 VZÄ
45/600
Abteilungsleitung
1,0 VZÄ
45/600
Vorzimmerkraft
0,5 VZÄ
Summe
3,5 VZÄ
Im Rahmen der neuen Organisationsstruktur einzurichtende Stellenkontingente
Neue Abteilung
Funktion
Planstellenumfang
FB 45/ 100
Freigestellte Leitungskraft „Finanzen“
1,0 VZÄ
FB 45/ 100
Datenmanagement im Planungsbereich
0,5 VZÄ
FB 45/ 300
Freigestellte Leitung „Jugendförderung/ Besondere
1,0 VZÄ
Dienste“
FB 45/ 300
Schreibkraft für das Sozialraumteam 8
0,25 VZÄ*
FB 45/ 300
Freigestellte Leitung „Allgemeine Dienste“
1,0 VZÄ*
FB 45/ 400
Anteilige Teamleitung für den Bereich „Objektbetreuung,
0,5 VZÄ*
Haushaltsangelegenheiten und Schülerfahrtkosten“
Summe
4,25 VZÄ
*Die gekennzeichneten Stellen sind nicht vollumfänglich auf die neue Struktur des Fachbereiches
zurückzuführen, sondern sind aufgrund veränderter Rahmenbedingungen und steigender Fallzahlen
erforderlich.
Vorlage FB 11/0066/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.07.2015
Seite: 2/5
1)
Für das laufende Haushaltsjahr wurde unterstellt, dass die durch o.g. personellen
Veränderungen zusätzlich entstehenden Personalkosten aufgrund der noch erforderlichen
Vorarbeiten frühestens ab 01.07.2015 anfallen werden. Eine Deckung der zahlungswirksamen
Mehraufwendungen
erfolgt
für
das
Haushaltsjahr
2015
im
Rahmen
des
Personalkostenverbundes.
2)
Die durch o.g. personellen Veränderungen zusätzlich entstehenden Personalkosten (jährlich
ca. 60.000 € lt. KGSt-Materialien 2013/2014) werden im Rahmen der Haushaltsplanung 2016
haushaltsneutral für den Personalkostenverbund angemeldet werden.
Vorlage FB 11/0066/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.07.2015
Seite: 3/5
Erläuterungen:
Aus Anlass der Neuausschreibung der vakanten Fachbereichsleitung „Kinder, Jugend und Schule“
Anfang 2014 wurde auf der verwaltungsinternen und politischen Ebene darüber diskutiert, ob die
jetzige Organisationsstruktur des FB 45 erhalten bleibt und auf dieser Grundlage eine neue Leitung
gesucht wird.
Nach mehrheitlicher Auffassung wurde die Beibehaltung des großen Fachbereiches gegenüber einer
Aufteilung bevorzugt und als weiterhin zukunftsfähig erachtet. Es bestand jedoch Einvernehmen, zu
prüfen, ob und inwieweit eine innerorganisatorische Optimierung des Fachbereiches sinnvoll sei. In
den v.g. Gesprächsrunden wurde unter anderem die Möglichkeit einer Reduzierung der Abteilungen
von derzeit sechs auf zukünftig vier zur Debatte gestellt.
Dabei sollten folgende vier Fachabteilungen die Grundlage für die weiteren Gespräche bilden:
•
Abteilung 100:
Planung, Verwaltung und Service
•
Abteilung 200:
KiTa und Tagespflege
•
Abteilung 300:
Jugendpflege, soziale und pädagogische Dienste
•
Abteilung 400:
Schule
Im Frühjahr 2014 wurden anhand dieses Modells in mehreren internen Gesprächsrunden auf Ebene
der
Abteilungsleitungen
des
FB
45
vorhandene
Optimierungsbedarfe
festgestellt
sowie
Konsequenzen und Umsetzungsmöglichkeiten aufgezeigt.
Nachdem sich am 25.08.2014 die Projektgruppe mit den Ergebnissen der internen Gespräche
beschäftigt hat, wurden die MitarbeiterInnen des FB 45 im Rahmen eines Infobriefes über den
aktuellen Sachstand informiert und erhielten Gelegenheit, sich durch schriftliche Rückmeldungen in
den Prozess mit einzubringen.
Alle Beiträge wurden der Projektgruppe vorgestellt und sind in die weiteren Diskussionen mit
eingeflossen. Gleichzeitig wurde der Verwaltungsvorstand über die anvisierte neue organisatorische
Aufstellung des Fachbereiches Kinder, Jugend und Schule informiert.
Darüber hinaus haben FB 45-intern punktuell Gespräche mit den Verfasser/innen der Rückmeldungen
stattgefunden, wenn es besonderen Klärungsbedarf oder Verständnisfragen gab.
Nach der Sichtung aller Kommentare wurden an dem zur Debatte stehenden Organisationsentwurf
noch einige Anpassungen vorgenommen. Das abschließende Ergebnis, welches den MitarbeiterInnen
des FB 45 Anfang März 2015 wieder im Rahmen eines Infobriefes zur Kenntnis gegeben wurde, kann
dem beigefügten Organigramm entnommen werden.
Vorlage FB 11/0066/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.07.2015
Seite: 4/5
Die neue Organisationsstruktur soll zum 01. Juli 2015 in Kraft treten. Die hierfür noch notwendigen
weiteren organisatorischen Schritte (Erstellung der Arbeitsplatzbeschreibungen für veränderte bzw.
neu
zu
schaffende
Stellen/-anteile,
deren
Bewertung
und
das
abschließende
Stellenbesetzungsverfahren) sollen nun zeitnah in die Wege geleitet und Schritt für Schritt umgesetzt
werden.
Anlage/n:
Organigramm
Vorlage FB 11/0066/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 16.07.2015
Seite: 5/5
Fachbereich Kinder, Jugend und Schule (FB 45)
Fachbereichsleitung
-
Sekretariat
Abteilung FB 45/ 100
Abteilung FB 45/ 200
Abteilung FB 45/ 300
Abteilung FB 45/ 400
OE 1:
Finanzmanagement, Planung und Service
OE 1:
Kita und Tagespflege
OE 1:
Jugend
OE 1:
Schule
-
-
-
-
Sekretariat
Unterstruktur
OE 2: Finanzen
OE 3: Finanzmanagement
Haushalt
Rechnungswesen
Finanzcontrolling
Allgemeine Verwaltung
OE 3: Betriebskostenförderung
Betriebskostenabrechnungen KiBiz
Familienzentren
OGS
Leistungsvereinbarungen/Zuschüsse
OE 3: Elternbeiträge
Elternbeiträge Kita und OGS
Aufwandsersatz Tagespflege
OE 3: Planung (direkte Zuordnung OE 1)
Schulentwicklungsplanung,
Kita- Bedarfsplanung
Integrierte Jugendhilfe- u. Bildungsplanung,
Bündnis für Familie, Audit familiengerechte Kommune
Geschäftsführung Schulausschuss
Geschäftsführung Kinder-Jugendhilfeausschuss
Datenmanagement
Sekretariat
Bezüglich der Struktur der Abteilung sollen
die Ergebnisse der Orga-Untersuchung FB
45/200, die derzeit durchgeführt wird,
abgewartet werden.
Inhaltlich bleiben alle Arbeitsbereiche im FB
45/200 erhalten.
Sekretariat
Sekretariat
Unterstruktur
Unterstruktur
OE 3: Serviceteam Jugend (direkte Zuordnung OE 1)
Fachberatung Kinderschutz
Fachberatung SGB VIII und WiHi
Führen der Wirksamkeitsdialoge nach SGB VIII
Buchungs- und Rechnungsstelle
HzE- Fach - und Finanzcontrollerstellen + Entgelte
Vormünder
OE 3: Ganztagsangebot
Dienst- und Fachaufsicht pädagogisches Personal
an Schulen
Freie Träger
Fachberatung OGS
OGS-Koordinatoren
OE 2: Jugendförderung/Besondere Dienste
OE 3: Jugendpflege und Streetwork
OE 3: Jugendberufshilfe
OE 3: Schulsozialarbeit
OE 3: Schulpsychologischer Dienst
OE 3: Jugendgerichtshilfe
OE 3: UVK
OE 2: Allgemeine Dienste
Geschäftsstelle SRT’s (direkte Zuordnung OE 2)
Frühe Hilfen (PiA und KiM) (direkte Zuordnung OE 2)
OE 3: Sozialraumteams (1 - 8)
OE 3: Beistände
IT-Koordination
(Zuordnung innerhalb der Abteilung noch unklar )
OE = Organisationsebene
OE 1 entspricht der derzeitigen Abteilungsleitungsebene, OE 2 stellt eine neue Zwischenebene dar, OE 3 entspricht der derzeitigen Teamleitungsebene
OE 3: Personal, Verwaltung und Haushalt
Dienst- und Fachaufsicht nicht pädagogisches
Personal an Schulen
äußere Schulangelegenheiten
Vermietung
Versicherungsangelegenheiten
Lernmittelfreiheit
Schulbudget
OE 3: Objektbetreuung und Schülerfahrkosten
Gebäudebetreuung
Schulen ans Netz
Schülerfahrkosten
Schulorganisation
Inklusion
OE 3: Medienzentrum
pädagogische Mitarbeiter
technische Mitarbeiter/in / Ausleihe