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Vorlage-Sammeldokument

                                    
                                        Der Oberbürgermeister

Vorlage
Federführende Dienststelle:
Fachbereich Personal und Organisation
Beteiligte Dienststelle/n:
Fachbereich Kinder, Jugend und Schule

Vorlage-Nr:
Status:
AZ:
Datum:
Verfasser:

FB 11/0066/WP17
öffentlich
FB 11/510
12.05.2015
Frau Kaever/Frau Wilden

Sachstandsbericht zur innerorganisatorischen Betrachtung des
FB 45
Beratungsfolge:

TOP:__

Datum

Gremium

Kompetenz

11.06.2015

PVA

Anhörung/Empfehlung

Beschlussvorschlag:
Der Personal- und Verwaltungsausschuss der Stadt Aachen nimmt die Ausführungen zustimmend zur
Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen die notwendigen Stellen im Umfang von insgesamt
0,75 Vollzeitäquivalenten im Rahmen des Stellenplanes 2016 einzurichten.

Vorlage FB 11/0066/WP17 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 16.07.2015

Seite: 1/5

Finanzielle Auswirkungen:

konsumtive

Ansatz

Fortgeschriebener

Ansatz

Fortgeschriebener

Auswirkungen

2015

Ansatz 2015

2016 ff.

Ansatz 2016 ff.

Ertrag

Folge-

Folge-

kosten

kosten

(alt)

(neu)

0€

0€

0€

0€

0€

0€

30.000 €

30.000 €

0€

180.000 €

0€

0€

Abschreibungen

0€

0€

0€

0€

0€

0€

Ergebnis

0€

0€

0€

0€

0€

0€

Personal-/
Sachaufwand

+ Verbesserung /

0€

-180.000 €

Deckung vorhanden 1)

keine Deckung vorhanden 2)

- Verschlechterung

Durch die Reduzierung der Abteilungen entfallende Stellen
Aktuelle Abteilung

Funktion

Planstellenumfang

45/500

Abteilungsleitung

1,0 VZÄ

45/500

Vorzimmerkraft

1,0 VZÄ

45/600

Abteilungsleitung

1,0 VZÄ

45/600

Vorzimmerkraft

0,5 VZÄ

Summe

3,5 VZÄ

Im Rahmen der neuen Organisationsstruktur einzurichtende Stellenkontingente
Neue Abteilung

Funktion

Planstellenumfang

FB 45/ 100

Freigestellte Leitungskraft „Finanzen“

1,0 VZÄ

FB 45/ 100

Datenmanagement im Planungsbereich

0,5 VZÄ

FB 45/ 300

Freigestellte Leitung „Jugendförderung/ Besondere

1,0 VZÄ

Dienste“
FB 45/ 300

Schreibkraft für das Sozialraumteam 8

0,25 VZÄ*

FB 45/ 300

Freigestellte Leitung „Allgemeine Dienste“

1,0 VZÄ*

FB 45/ 400

Anteilige Teamleitung für den Bereich „Objektbetreuung,

0,5 VZÄ*

Haushaltsangelegenheiten und Schülerfahrtkosten“
Summe

4,25 VZÄ

*Die gekennzeichneten Stellen sind nicht vollumfänglich auf die neue Struktur des Fachbereiches
zurückzuführen, sondern sind aufgrund veränderter Rahmenbedingungen und steigender Fallzahlen
erforderlich.

Vorlage FB 11/0066/WP17 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 16.07.2015

Seite: 2/5

1)

Für das laufende Haushaltsjahr wurde unterstellt, dass die durch o.g. personellen
Veränderungen zusätzlich entstehenden Personalkosten aufgrund der noch erforderlichen
Vorarbeiten frühestens ab 01.07.2015 anfallen werden. Eine Deckung der zahlungswirksamen
Mehraufwendungen

erfolgt

für

das

Haushaltsjahr

2015

im

Rahmen

des

Personalkostenverbundes.
2)

Die durch o.g. personellen Veränderungen zusätzlich entstehenden Personalkosten (jährlich
ca. 60.000 € lt. KGSt-Materialien 2013/2014) werden im Rahmen der Haushaltsplanung 2016
haushaltsneutral für den Personalkostenverbund angemeldet werden.

Vorlage FB 11/0066/WP17 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 16.07.2015

Seite: 3/5

Erläuterungen:
Aus Anlass der Neuausschreibung der vakanten Fachbereichsleitung „Kinder, Jugend und Schule“
Anfang 2014 wurde auf der verwaltungsinternen und politischen Ebene darüber diskutiert, ob die
jetzige Organisationsstruktur des FB 45 erhalten bleibt und auf dieser Grundlage eine neue Leitung
gesucht wird.
Nach mehrheitlicher Auffassung wurde die Beibehaltung des großen Fachbereiches gegenüber einer
Aufteilung bevorzugt und als weiterhin zukunftsfähig erachtet. Es bestand jedoch Einvernehmen, zu
prüfen, ob und inwieweit eine innerorganisatorische Optimierung des Fachbereiches sinnvoll sei. In
den v.g. Gesprächsrunden wurde unter anderem die Möglichkeit einer Reduzierung der Abteilungen
von derzeit sechs auf zukünftig vier zur Debatte gestellt.
Dabei sollten folgende vier Fachabteilungen die Grundlage für die weiteren Gespräche bilden:
•

Abteilung 100:

Planung, Verwaltung und Service

•

Abteilung 200:

KiTa und Tagespflege

•

Abteilung 300:

Jugendpflege, soziale und pädagogische Dienste

•

Abteilung 400:

Schule

Im Frühjahr 2014 wurden anhand dieses Modells in mehreren internen Gesprächsrunden auf Ebene
der

Abteilungsleitungen

des

FB

45

vorhandene

Optimierungsbedarfe

festgestellt

sowie

Konsequenzen und Umsetzungsmöglichkeiten aufgezeigt.
Nachdem sich am 25.08.2014 die Projektgruppe mit den Ergebnissen der internen Gespräche
beschäftigt hat, wurden die MitarbeiterInnen des FB 45 im Rahmen eines Infobriefes über den
aktuellen Sachstand informiert und erhielten Gelegenheit, sich durch schriftliche Rückmeldungen in
den Prozess mit einzubringen.
Alle Beiträge wurden der Projektgruppe vorgestellt und sind in die weiteren Diskussionen mit
eingeflossen. Gleichzeitig wurde der Verwaltungsvorstand über die anvisierte neue organisatorische
Aufstellung des Fachbereiches Kinder, Jugend und Schule informiert.
Darüber hinaus haben FB 45-intern punktuell Gespräche mit den Verfasser/innen der Rückmeldungen
stattgefunden, wenn es besonderen Klärungsbedarf oder Verständnisfragen gab.
Nach der Sichtung aller Kommentare wurden an dem zur Debatte stehenden Organisationsentwurf
noch einige Anpassungen vorgenommen. Das abschließende Ergebnis, welches den MitarbeiterInnen
des FB 45 Anfang März 2015 wieder im Rahmen eines Infobriefes zur Kenntnis gegeben wurde, kann
dem beigefügten Organigramm entnommen werden.

Vorlage FB 11/0066/WP17 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 16.07.2015

Seite: 4/5

Die neue Organisationsstruktur soll zum 01. Juli 2015 in Kraft treten. Die hierfür noch notwendigen
weiteren organisatorischen Schritte (Erstellung der Arbeitsplatzbeschreibungen für veränderte bzw.
neu

zu

schaffende

Stellen/-anteile,

deren

Bewertung

und

das

abschließende

Stellenbesetzungsverfahren) sollen nun zeitnah in die Wege geleitet und Schritt für Schritt umgesetzt
werden.

Anlage/n:
Organigramm

Vorlage FB 11/0066/WP17 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 16.07.2015

Seite: 5/5

Fachbereich Kinder, Jugend und Schule (FB 45)
Fachbereichsleitung
-

Sekretariat

Abteilung FB 45/ 100

Abteilung FB 45/ 200

Abteilung FB 45/ 300

Abteilung FB 45/ 400

OE 1:
Finanzmanagement, Planung und Service

OE 1:
Kita und Tagespflege

OE 1:
Jugend

OE 1:
Schule

-

-

-

-

Sekretariat

Unterstruktur
OE 2: Finanzen
OE 3: Finanzmanagement
Haushalt
Rechnungswesen
Finanzcontrolling
Allgemeine Verwaltung
OE 3: Betriebskostenförderung
Betriebskostenabrechnungen KiBiz
Familienzentren
OGS
Leistungsvereinbarungen/Zuschüsse
OE 3: Elternbeiträge
Elternbeiträge Kita und OGS
Aufwandsersatz Tagespflege

OE 3: Planung (direkte Zuordnung OE 1)
Schulentwicklungsplanung,
Kita- Bedarfsplanung
Integrierte Jugendhilfe- u. Bildungsplanung,
Bündnis für Familie, Audit familiengerechte Kommune
Geschäftsführung Schulausschuss
Geschäftsführung Kinder-Jugendhilfeausschuss
Datenmanagement

Sekretariat

Bezüglich der Struktur der Abteilung sollen
die Ergebnisse der Orga-Untersuchung FB
45/200, die derzeit durchgeführt wird,
abgewartet werden.
Inhaltlich bleiben alle Arbeitsbereiche im FB
45/200 erhalten.

Sekretariat

Sekretariat

Unterstruktur

Unterstruktur

OE 3: Serviceteam Jugend (direkte Zuordnung OE 1)
Fachberatung Kinderschutz
Fachberatung SGB VIII und WiHi
Führen der Wirksamkeitsdialoge nach SGB VIII
Buchungs- und Rechnungsstelle
HzE- Fach - und Finanzcontrollerstellen + Entgelte
Vormünder

OE 3: Ganztagsangebot
Dienst- und Fachaufsicht pädagogisches Personal
an Schulen
Freie Träger
Fachberatung OGS
OGS-Koordinatoren

OE 2: Jugendförderung/Besondere Dienste
OE 3: Jugendpflege und Streetwork
OE 3: Jugendberufshilfe
OE 3: Schulsozialarbeit
OE 3: Schulpsychologischer Dienst
OE 3: Jugendgerichtshilfe
OE 3: UVK

OE 2: Allgemeine Dienste
Geschäftsstelle SRT’s (direkte Zuordnung OE 2)
Frühe Hilfen (PiA und KiM) (direkte Zuordnung OE 2)
OE 3: Sozialraumteams (1 - 8)
OE 3: Beistände

IT-Koordination
(Zuordnung innerhalb der Abteilung noch unklar )
OE = Organisationsebene
OE 1 entspricht der derzeitigen Abteilungsleitungsebene, OE 2 stellt eine neue Zwischenebene dar, OE 3 entspricht der derzeitigen Teamleitungsebene

OE 3: Personal, Verwaltung und Haushalt
Dienst- und Fachaufsicht nicht pädagogisches
Personal an Schulen
äußere Schulangelegenheiten
Vermietung
Versicherungsangelegenheiten
Lernmittelfreiheit
Schulbudget
OE 3: Objektbetreuung und Schülerfahrkosten
Gebäudebetreuung
Schulen ans Netz
Schülerfahrkosten
Schulorganisation
Inklusion
OE 3: Medienzentrum
pädagogische Mitarbeiter
technische Mitarbeiter/in / Ausleihe