Der Oberbürgermeister
Vorlage
Federführende Dienststelle:
Fachbereich Personal und Organisation
Beteiligte Dienststelle/n:
Bauverwaltung
Vorlage-Nr:
Status:
AZ:
Datum:
Verfasser:
FB 11/0038/WP17
öffentlich
FB 11/510
31.10.2014
Herr Tönnes
Einrichtung von 4,5 Sachbearbeitungsstellen im Fachbereich
Bauverwaltung (B 03) für die Zentrale Vergabestelle
Beratungsfolge:
TOP:__
Datum
Gremium
Kompetenz
20.11.2014
PVA
Anhörung/Empfehlung
Beschlussvorschlag:
Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat
der Stadt Aachen, für den Stellenplan 2015 die Einrichtung von 4,5 Sachbearbeitungsstellen infolge
von Fallzahlensteigerungen und Aufgabenzuwächsen, zu beschließen.
Vorlage FB 11/0038/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 18.12.2014
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Finanzielle Auswirkungen:
konsumtive
Ansatz
Fortgeschriebe-
Ansatz
Auswirkungen
2015
ner Ansatz 2015
2016 ff.
Ertrag
Personal-/
Sachaufwand
Fortgeschriebe-
Folge-
Folge-
ner Ansatz 2016
kosten
kosten
ff.
(alt)
(neu)
0€
52.500 €
0€
157.500 €
0€
0€
136.500 €*
211.250 €
409.500 €*
633.750 €
0€
0€
0€
0€
0€
0€
Abschreibungen
Ergebnis
-136.500 €
+ Verbesserung /
-158.750 €
-409.500 €
-476.250 €
-22.250 €
-66.750 €
keine Deckung vorhanden
keine Deckung vorhanden
- Verschlechterung
* Die Personalkosten für vorhandenes überplanmäßiges Personal im Umfang von 3,0 Stellen sind
bereits im Personalkostenverbund enthalten.
Finanzielle Auswirkungen ergeben sich grundsätzlich in Höhe der Personalkosten für die Einrichtung
von vier neuen Stellen, bewertet nach Entgeltgruppe 6 TVöD, sowie einer halben Stelle, ausgewiesen
nach Entgeltgruppe 9 TVöD. Gemäß KGSt-Materialien 2013/2014 sind für die vier Stellen der
Entgeltgruppe 6 jährlich 182.000 € (45.500 € je Stelle) und für die halbe Stelle der Entgeltgruppe 9
jährlich 29.250 € anzusetzen.
Den vier EG 6 - Stellen steht mit Stand 30.09.2014 der überplanmäßige Personaleinsatz von vier
MitarbeiterInnen im Umfang von 2,9 VZÄ (3,0 Stellen) gegenüber. Diese entsprechenden
Personalkosten in Höhe von 136.500 € sind bereits laufend im Personalkostenverbund berücksichtigt.
Der kalkulierte Betrag jährlicher Einnahmen in Höhe von 52.500 € ergibt sich aus den Erläuterungen
unter Punkt 2. der Begründung.
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Ausdruck vom: 18.12.2014
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Erläuterungen:
Die letzte Stellenbedarfsbemessung für die Zentrale Vergabestelle erfolgte im Jahr 2008. Seither sind
verschiedene, für die Stellenbedarfsermittlung relevante, Änderungen unterschiedlicher Art
eingetreten:
1. Fallzahlensteigerung und Aufgaben nach Tariftreue- und Vergabegesetz (TVgG NRW)
Die jährlichen Fallzahlen sind seit 2008 von 724 auf 811 in 2013 gestiegen. Dieser Steigerung liegt
u.a. zu Grunde, dass die Zentrale Vergabestelle seit 2013 die Ausschreibungsverfahren für die
GeWoGe durchzuführen hat, sofern es sich dort um die Verwaltung von Liegenschaften im Eigentum
der Stadt Aachen handelt (41 Verfahren in 2013). Die verbleibende Steigerung um 46 Verfahren
resultiert aus städtischen Ausschreibungen. Es liegen keinerlei Indizien vor, dass absehbar mit einer
Abnahme dieser Fallzahlen gerechnet werden könnte. Der hohe Anstieg der Fallzahlen setzt sich
tatsächlich auch in 2014 fort; hochgerechnet ist von wenigstens 900 Verfahren auszugehen.
Durch die Einführung des TVgG sind die mittleren Bearbeitungszeiten (mBz) je Vergabeverfahren von
2011 zu 2012 zunächst um 135 Minuten und nach 2014 nochmals um weitere 150 Minuten gestiegen.
Für das Jahr 2013 wurde der durch das TVgG ausgelöste Arbeitsaufwand durch B 03 noch mit 87.750
Jahresarbeitsminuten (JAM) beziffert (noch auf Basis von 650 Verfahren und mBz 135 Minuten).
Gemäß statistischer Auswertungen des B 03 liegt dieser Wert für das Jahr 2014 mittlerweile bei aktuell
228.000 JAM (noch auf Basis von 800 Verfahren).
In 2008 bestand ein Gesamtbedarf von 630.108 JAM. In Folge der vorstehenden Veränderungen
beläuft sich dieser Wert für 2014 auf Basis der abschließenden Fallzahlen 2013 sowie der erhöhten,
aktuellen mittleren Bearbeitungszeit 2014 auf insgesamt 921.909 JAM. Dies ist eine Steigerung um
46 %.
Für diese Tätigkeiten ist die Zentrale Vergabestelle derzeit mit 7,70 Stellen ausgestattet, die einem
Volumen von 669.528 JAM entsprechen. Gegenüber dem ermittelten Bedarf von 921.909 JAM besteht
eine Unterdeckung im Umfang von 252.381 JAM. Dies entspricht einem Stellenbedarf von 2,93 VZÄ
(Beschäftigte) bzw. 2,79 VZÄ (Beamte).
2. Verfahrensdurchführung für die GeWoGe
Zwischen Dezernat III und der GeWoGe wurde Ende 2013 vereinbart, dass die Zentrale Vergabestelle
ab 2014 für die GeWoGe nunmehr auch die Ausschreibungsverfahren durchführt, die auf den nicht im
Eigentum der Stadt Aachen stehenden Gebäudebestand der GeWoGe entfallen. Die mit der GeWoGe
je Verfahren, in Abhängigkeit von der Vergabeart, vereinbarten Erstattungszahlungen betragen 500,-€ und 1.000,-- €, in Einzelfällen 3.000,-- €. Die GeWoGe beziffert die Anzahl der jährlich
anzunehmenden Verfahren mit 70 – 100. Die geringste zu kalkulierende jährliche Einnahme beliefe
sich somit auf 35.000,-- € (70 Verfahren zu je 500,-- €).
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Ausdruck vom: 18.12.2014
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Die Mischkalkulation auf Basis des Mittelwerts zwischen den gängigen Verfahren in Höhe von 750,-- €
sowie von 70 jährlichen Verfahren ergibt als Prognose eine Jahreseinnahme in Höhe von 52.500,-- €.
Analog zur Mischkalkulation voraussichtlicher Einnahmen ist auch der voraussichtliche jährliche
Arbeitsaufwand zu kalkulieren. Es ergibt sich eine diesbezügliche mBz von 1564,5 Minuten, woraus
sich auf der Basis von 70 jährlichen Verfahren weitere 109.500 JAM ergeben. Dies entspricht einem
Stellenbedarf von 1,27 VZÄ (Beschäftigte) bzw. 1,21 VZÄ (Beamte).
Ergebnis zu 1. und 2.
Es besteht somit ein Mehrbedarf von insgesamt 4 Stellen, bewertet nach EG 6 TVöD bzw. A 7 ÜBesG.
Dieser Stellenmehrbedarf ist gegenwärtig nur anteilig durch überplanmäßigen Personaleinsatz
behelfsweise gedeckt. Die erhebliche und anhaltende Zunahme des Arbeitsvolumens hat bereits zu
einem stetig ansteigenden Rückstand durchzuführender Verfahren geführt. Die bereits im März 2014
im städtischen Intranet veröffentlichte, von einer auf drei Wochen verlängerte Vorlaufzeit, hat sich
mittlerweile auf rund fünf Wochen erhöht. Vergabeverfahren können derzeit nur noch nach
Prioritätensetzung durchgeführt werden. Konsequenz dessen ist, dass im Rahmen der Prioritäten nicht
berücksichtigte Projekte nicht mehr planmäßig umgesetzt werden können. Dies ist insbesondere
problematisch im KiTa- und im Schulbereich, wo eine Vielzahl von baulichen Maßnahmen nur in
Ferienzeiten durchgeführt werden kann und daher oftmals keinen Aufschub duldet. Auch im Bereich
der Fördermaßnahmen liegt eine verschärfte Problematik vor, da der Anspruch auf Fördermittel in aller
Regel den termingerechten Beginn der Maßnahme erfordert, anderenfalls der Verlust der Fördermittel
droht.
3. Aufträge nach HOAI
Aufgrund der Vorgaben des TVgG sind seit Jahresverlauf 2013 auch alle HOAI – Aufträge, Aufträge
an Freiberufler
(Gutachter
etc.)
mit
einem vorgeschalteten
Interessenbekundungsverfahren
durchzuführen, soweit die geschätzte Auftragssumme den Betrag von 25.000,-- € übersteigt. Nach
Auskunft der Fachbereiche des Dezernat III, bei denen diese Aufträge hauptsächlich entstehen, ist
insoweit mit ca. 70 – 100 zusätzlichen Verfahren zu rechnen. Diese Verfahren sind erheblich
komplexer als die übrigen Vergabeverfahren. Aufgrund einer ersten Bewertungseinschätzung wäre
das entsprechende Aufgabengebiet nach Entgeltgruppe TVöD bzw. Besoldungsgruppe A 9 / A 10
ÜBesG auszuweisen. Eine abschließende Stellenbewertung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt.
Aus vorgenanntem Grund schlägt die Verwaltung die Einrichtung einer halben Stelle mit der
Ausweisung nach EG 9 TVöD bzw. A 9 / A 10 ÜBesG, vor. Im Laufe des Jahres 2015 ist dann auf der
Basis der gewonnenen Erkenntnisse eine qualifizierte Personalbedarfsprüfung vorzunehmen, um über
den dauerhaften Stellenbedarf entscheiden zu können.
Der Antrag wird seitens Dezernat III ausdrücklich unterstützt.
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Der Personalrat der Allgemeinen Verwaltung wird gemäß § 65 LPVG durch Übersendung einer
Durchschrift dieser Vorlage parallel unterrichtet.
Vorlage FB 11/0038/WP17 der Stadt Aachen
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