Navigation überspringen

Vorlage-Sammeldokument

                                    
                                        Der Oberbürgermeister

Vorlage
Federführende Dienststelle:
Fachbereich Personal und Organisation
Beteiligte Dienststelle/n:
Gebäudemanagement

Vorlage-Nr:
Status:
AZ:
Datum:
Verfasser:

FB 11/0042/WP17
öffentlich
FB 11/510
Frau Kleinholz

Verlagerung des Telekommunikationsservice von E 26
(Eigenbetrieb Gebäudemanagement) nach FB 11/400 (Abteilung
Informations- und Kommunikationsmanagement)
Beratungsfolge:

TOP:__

Datum

Gremium

Kompetenz

20.11.2014

PVA

Kenntnisnahme

Beschlussvorschlag:
Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters nimmt der Personal- und Verwaltungsausschuss die
Verlagerung des Telekommunikationsservice von E 26 zum FB 11/400 mit Wirkung vom 01.01.2015
zustimmend zur Kenntnis.

Vorlage FB 11/0042/WP17 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 18.12.2014

Seite: 1/5

Finanzielle Auswirkungen:

konsumtive

Ansatz

Fortgeschriebener

Ansatz

Fortgeschriebener

Auswirkungen

2015

Ansatz 2015

2016 ff.

Ansatz 2016 ff.

Ertrag

Folge-

Folge-

kosten

kosten

(alt)

(neu)

0€

0€

0€

0€

0€

0€

0€

82.000 €

0€

246.000 €

0€

0€

Abschreibungen

0€

0€

0€

0€

0€

0€

Ergebnis

0€

82.000 €

0€

246.000 €

0€

0€

Personal-/
Sachaufwand

+ Verbesserung /
- Verschlechterung

-82.000 €

-246.000 €

Deckung vorhanden*

Deckung vorhanden*

*
Bei dem aufgezeigten Budget handelt es sich ausschließlich um das zu verlagernde
Personalkostenbudget, welches aus dem Wirtschaftsplan 2015 ff des Eigenbetriebs
Gebäudemanagement in den Personalkostenhaushalt des Fachbereiches Personal und Organisation
verlagert wird.
Bezüglich des aus dem Wirtschaftsplan des E 26 zu verlagernden konsumtiven Sachkostenbudgets
laufen derzeit die Abstimmungen zwischen den betroffenen Fachdienststellen. Es wird auf die
Ausführungen in der Vorlage verwiesen (ca. 1,3 Mio. € konsumtive Sachkosten sind betroffen).

Vorlage FB 11/0042/WP17 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 18.12.2014

Seite: 2/5

Erläuterungen:
I. Ergebnis der Organisationsprüfung:
Der VV hat im letzten Jahr FB 11 zunächst mit der Prüfung der Verlagerung des Aufgabengebietes
„Telekommunikationsservice“ von E 26 nach FB 11/400 beauftragt und letztendlich auch eine
Verlagerung beschlossen.
Es haben eine Reihe von Gesprächen und Analysen stattgefunden, auf deren Basis die Verlagerung
von sowohl Mobil- als auch Festnetztelefonie abschließend vorbereitet wurde. Die Übergabe findet
sinnvollerweise zum Ende eines Haushalts-/Wirtschaftsjahres statt, so dass sich dies zum 01.01.2015
anbietet.
Verlagert werden von E 26 zu FB 11/400 die beiden betroffenen Stellen mit ihren derzeitigen
Aufgabeninhalten:
Stellennummer 30 56 07 (VZ- Stelle) mit Stundenvolumen von 33 Std. / EG 8 und
Stellennummer 00 00 49 (H-Stelle) mit Stundenvolumen von 29 Std. / EG 8.
Im Vorgriff auf die vollinhaltiche Verlagerung zum 01.01.2015 ist beabsichtigt die betroffenen
Mitarbeiterinnen örtlich bereits im Laufe des November 2014 zum FB 11/400 zu verändern, damit die
operative Wahrnehmung der „Verwaltung der Mobil- und Festnetztelefonie“ schon sukzessive etabliert
werden kann. Bis zur abschließenden Verlagerung der Aufgabe zum 01.01.2015 unterstehen die
betroffenen Mitarbeiterinnen der Dienst – und Fachaufsicht des E 26.
Bisher wird sowohl die Mobil- als auch die Festnetztelefonie bei E 26 im gleichen Datensystem/programm geführt. Auch die Abrechnungssysteme/-programme sind nicht voneinander getrennt. Die
Trennung war bisher nicht erforderlich und wäre nicht ohne unverhältnismäßig hohem Aufwand
durchführbar. Die Möglichkeit der Erhaltung dieses einheitlichen Datensystems/-programms wird
durch die gemeinschaftliche Verlagerung insofern erhalten.
Für übergeordnete Arbeiten im Bereich der Telekommunikation z.B. Vertragsanlegenheiten,
strategische Fragen und Koordinationsaufgaben wurden im E 26 lediglich geringfügige Stellenanteile
beim Teamleiter Elektrotechnik und Abteilungsleiter Technik vorgehalten – auch aufgrund
eingespielter Abläufe in der Bestandserhaltung.Diese geringfügigen Stellenanteile können in der
Praxis nicht herausgelöst und somit nicht zum FB 11 verlagert werden.
Künftig sollen bzw. müssen konzeptionelle und strategische Fragen in einer anderen Tiefe und Breite
als bisher entwickelt und beantwortet werden. Die hierfür notwendigen personellen Kapazitäten
werden FB 11-intern aufgefangen.
Darüber hinaus gehende umfangreiche operative Leistungen (z.B. Ansprechpartner für Supportfragen
der Festnetztelefonie, wie z.B. Veränderung von Rufnummern, Austausch von Telefonapparaten usw.)
werden bereits seit vielen Jahren von „net-aachen“ im Sinne eines umfassenden Dienstleisters für die
Stadt Aachen wahrgenommen. Hier ist E 26 bereits nur noch in geringem Umfang operativ tätig
gewesen. FB 11/400 übernimmt das Vertragsmanagement.
Das für den Telekommunikationsservice (Festnetz und Mobil 2013 = ca. 1,3 Mio €) sowie für die o.a.
1,5 Stellen bestimmte Budget wird unter Mitwirkung von FB 20 von E 26 auf FB 11 übertragen.
Vorlage FB 11/0042/WP17 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 18.12.2014

Seite: 3/5

II. Begründung
Bedingt durch die rasante technische Weiterentwicklung der herkömmlichen Telekommunikation zu
mobilen internetbasierten Diensten, die weit über die herkömmliche „Telefonie“ hinausgehen, ist eine
Trennung zwischen der IT-Technologie und der klassischen Telekommunikation in diesem
Zusammenhang kaum noch möglich.
Da in der Zukunft vermehrt die klassischen Diensthandys durch mobile internetbasierte Geräte wie
Blackberrys/Smartphones ersetzt werden, sollte auch hier ein Zusammenrücken mit der ITTechnologie stattfinden. Die Telefonfunktion ist bei diesen modernen Geräten in den Hintergrund
gerückt. Die Nutzung des Internets und die Funkton als „Taschen-PC“ stehen im Vordergrund. Als
Beispiel sei hier die Ausstattung der Politessen des FB 32 mit iPhones genannt. Die Geräte dienen als
Ersatz für Digitalkameras, Handys und mobile Datenerfassungsgeräte.
Sobald Internetdienste benutzt und/oder Daten erhoben werden, handelt es sich um den Einsatz von
IT und die einschlägigen Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sind zu
berücksichtigen. Die Verantwortung hierfür obliegt dem IT-Management bei FB 11. Mit der
Verlagerung der Telekommunikation zu FB 11 wird einer sinnvollen Zusammenführung von
Organisationsverantwortung Rechnung getragen.
Neben dem Einsatz von mobilen Geräten setzt sich auch die Telekommunikation mittels Datenleitung
sog. „Voice over IP“ als neue Technik für die Verwaltung immer mehr durch. Sie bietet viele
zusätzliche Funktionalitäten im Verantwortungsbereich der IT und ist neben der digitalen
Telekommunikation eine sinnvolle Ergänzung. Zur Zeit wird diese Technik nur in ausgewählten
Bereichen der Verwaltung eingesetzt. Zukünftig wäre sie noch weiter auszubauen, um den Fortschritt
innerhalb der Technik stärker zu nutzen.
Die vorgenannten Beispiele zeigen auf, dass IT und Telekommunikation zukünftig nicht mehr getrennt
betrachtet werden können. Telekomunikation und IT wachsen immer mehr zusammen. Eine zentrale
Aufgabenwahr-nehmung ist daher geboten.

III. Schnittstellenbetrachtung
Für den Bereich der Mobiltelefonie ist eine Übertragung unkritisch und es sind – bis auf
Abrechnungsfragen und –systeme mit der Festnetztelefonie – keine besonderen Schnittstellen zu
beachten.
Im Bereich der Festnetztelefonie sind im Hinblick auf Schnittstellen und Standards Regularien
erforderlich und vorzubereiten (Zeitziel für die abschließende Bearbeitung des Regelwerkes ist Mitte
Dezember 2014).
Inbesondere im Bereich der gebäudespezifischen technischen Anlagen (Brandmelde-, Alarmierungs-,
Sicherheits- und ggf. Eingangsüberwachungsanlagen) sind diese Regularien und Vereinbarungen
erforderlich (Kriterien-/Leistungskataloge), innerhalb deren E 26 weiterhin die Baumaßnahmen
eigenständig und zügig abwickeln kann, um diese auch nach der Übergabe des Aufgabengebietes an
den FB 11 reibungslos betreuen zu können.
Vorlage FB 11/0042/WP17 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 18.12.2014

Seite: 4/5

Der E 26 bleibt weiterhin zuständig für die Datenleitungen ab Hauseingang bis in die Räumlichkeiten.
Bei den WAN-Verbindungen ergibt sich kein Änderungsbedarf. Darüber hinaus wird FB 11/400
verantwortlich sein für das Netz ab der Datensteckdose.

IV. Umsetzung:
Die vollinhaltliche Verlagerung tritt mit Wirkung vom 01.01.2015 in Kraft. Abweichend hiervon wird
bereits im Laufe des Novembers 2014 eine örtliche Veränderung für das betroffene Personal
vorgenommen.
Die oben beschriebenen Voraussetzungen sind in Zusammenarbeit zwischen FB 11 und E 26 bis zu
den o.a. Zeitpunkten einvernehmlich zu schaffen.
Der Gesamtpersonalrat wurde mit Vorlage vom 09.09.2014 in seiner Sitzung am 16.09.2014 über die
geplante Verlagerung im Wege der prozessbegleitenden Information (§ 65 LPVG NRW) in Kenntnis
gesetzt.
Der Betriebsausschuss des Gebäudemanagements hat in seiner Sitzung am 23.09.2014 ebenfalls
Kenntnis genommen.

Vorlage FB 11/0042/WP17 der Stadt Aachen

Ausdruck vom: 18.12.2014

Seite: 5/5