Der Oberbürgermeister
Vorlage
Federführende Dienststelle:
Fachbereich Personal und Organisation
Beteiligte Dienststelle/n:
Vorlage-Nr:
Status:
AZ:
Datum:
Verfasser:
FB 11/0016/WP17
öffentlich
FB 11/510
08.08.2014
Frau Oldenburg
Befristete Einrichtung einer halben Sachbearbeiterstelle im
Fachbereich Personal und Organisation (FB 11) zur Erfassung der
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen infolge der Änderung des
Verfahrens bei Krankmeldung
Beratungsfolge:
TOP:__
Datum
Gremium
Kompetenz
03.09.2014
PVA
Anhörung/Empfehlung
Beschlussvorschlag:
Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat
der Stadt Aachen für den Stellenplan 2015 die Einrichtung einer, zunächst bis zum 31.12.2015
befristeten, halben Sachbearbeiterstelle zur Erfassung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen infolge
der Änderung des Verfahrens bei Krankmeldung, ausgewiesen nach Entgeltgruppe 5 TVöD, zu
beschließen.
Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt
Aachen
Ausdruck vom: 19.11.2014
Seite: 1/4
finanzielle Auswirkungen
konsumtive
Ansatz
Auswirkungen
2014
Ertrag
Fortgeschriebener Ansatz
2014
Fortgeschriebe-
Ansatz
ner Ansatz
2015 ff.
2015 ff.
Folgekos-
Folgekos-
ten (alt)
ten (neu)
0€
0€
0€
0€
0€
0€
0€
7.000 €
0€
21.000 €
0€
0€
Abschreibungen
0€
0€
0€
0€
0€
0€
Ergebnis
0€
7.000 €
0€
21.000 €
0€
0€
Personal-/
Sachaufwand
+ Verbesserung /
- Verschlechterung
-7.000 €
-21.000 €
Deckung vorhanden
Deckung ist im Rahmen der
(Personalkostenverbund)
Planung 2015 zu prüfen
Finanzielle Auswirkungen ergeben sich in Höhe der Personalkosten für die Einrichtung einer neuen
halben EG 5 - Stelle. Gemäß KGSt-Materialien 2013/2014 sind hierfür jährlich 21.000 € anzusetzen. Für
die Darstellung wurden für das Haushaltsjahr 2014 die entstehenden Personalkosten anteilig für vier
Monate (September bis Dezember) berechnet.
Für das laufende Haushaltsjahr 2014 ist eine Deckung über den Personalkostenverbund vorhanden;
ab dem folgenden Haushaltsjahr 2015 ist bislang keine Deckung gegeben, sodass die Personalkosten
zunächst ebenfalls aus den Mitteln des Personalkostenverbundes zu tragen sind. Ggf. erfolgt eine
anteilige Deckung über die "Leistungsverrechnung" mit den Eigenbetrieben durch den
Verwaltungskostenbeitrag. Die Anpassung des Verwaltungskostenbeitrags ist derzeit seitens FB 20
geplant.
Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt
Aachen
Ausdruck vom: 19.11.2014
Seite: 2/4
Erläuterungen:
Das Verfahren bei Krankmeldungen in der Stadtverwaltung Aachen musste aufgrund der
Beanstandung durch den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NordrheinWestfalen (LDI NRW) angepasst werden.
In einer Arbeitsgruppe wurden daher die Regularien zum Ablauf bei Krankmeldungen, insbesondere
die Vorlage der Atteste, den vorgegebenen engen Grenzen des LDI NRW entsprechend, neu
festgelegt und der § 18 der Dienstanordnung der Stadt Aachen (Erkrankung) sowie die Merkblätter
zum Verhalten im Krankheitsfall geändert.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeigen ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer
wie bisher beim direkten Vorgesetzten an. Damit ist ihre Meldepflicht erfüllt. Vertretungsregelungen
und Dienstplanänderungen können im Sinne eines geordneten Dienstablaufs zeitnah geregelt werden.
Die Arbeitsunfähigkeitsnachweise werden jedoch zukünftig ausschließlich an die
personalsachbearbeitende Stelle gerichtet. Dies ist für alle Beamtinnen und Beamten sowie für alle
Beschäftigten der Kernverwaltung der Fachbereich Personal und Organisation (Team FB 11/120), für
die Beschäftigten der Eigenbetriebe der jeweilige Eigenbetrieb.
In den Dienststellen erfolgt die Ersterfassung der Krankmeldung in SAP-HCM durch die dezentralen
Zeitbeauftragten. Abhängig von der Meldung der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters wird unterschieden in
„krank ohne Attest“ für die Fälle, in denen aufgrund der Dauer der Erkrankung kein Attest vorgelegt
werden muss und „krank vorläufig ohne Attest“ für die Fälle, in denen ein Arztbesuch und eine
Attestvorlage avisiert werden.
Im FB 11 als der personalsachbearbeitenden Stelle für die Kernverwaltung wird nach Eingang der
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung der Eintrag „krank vorläufig ohne Attest“ in „krank mit Attest“
abgeändert.
Der Gesamtpersonalrat hat der Änderung des Verfahrens zugestimmt und auch der
Datenschutzbeauftragte der Stadt Aachen hat keine Bedenken geäußert.
Innerhalb des FB 11 ist der Geschäftsprozess so vorgesehen, dass die Sachbearbeiter/innen des
Teams 120 - Personalabrechnung entsprechend ihrer Zuständigkeit für die einzelnen Fachbereiche
und Ausweisung auf den Gehalts-/Bezügemitteilungen als Empfänger für die AU-Bescheinigungen
dienen sollen. Die Erfassung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in SAP-HCM, die Klärung zu
anrechenbaren Vorerkrankungen mit Krankenversicherungen sowie die Festsetzung der
Entgeltfortzahlung und die Erfassung von Krankengeld sollen jedoch zentral auf einer
Sachbearbeiterstelle innerhalb des Teams 11/120 erfolgen. Die für die Personalabrechnung
zuständigen Sachbearbeiter/innen übernehmen im Abwesenheitsfall die Vertretung für ihren
Zuständigkeitsbereich.
Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt
Aachen
Ausdruck vom: 19.11.2014
Seite: 3/4
Im vergangenen Jahr 2013 wurden für die gesamte Stadtverwaltung Aachen 9.668 AU-Zeiträume mit
Attest erfasst (Eigenbetriebe: 3.084; Kernverwaltung: 6.584). Diese Zeiträume entsprechen nicht der
Zahl der eingereichten AU-Bescheinigungen; vielmehr kann ein Zeitraum einige bis sehr viele AUBescheinigungen beinhalten (Beispiel: 6-monatige Erkrankung mit Vorlage von AU-Bescheinigungen
für je zwei Wochen).
Da die Verfahrensänderung zur Bündelung dieser Tätigkeiten insofern zu einer neuen, dauerhaften
Aufgabe bei FB 11 führt, ist mangels anderer Kompensationsmöglichkeiten die Einrichtung einer
Planstelle erforderlich. Aus diesem Grund schlägt die Verwaltung die, zunächst bis zum 31.12.2015
befristete, Einrichtung einer halben Stelle mit der Ausweisung nach EG 5 TVöD, vor. Im Laufe des
Jahres 2015 ist dann auf der Basis der gewonnenen Erkenntnisse eine qualifizierte
Personalbedarfsprüfung vorzunehmen, um über eine dauerhafte Stelleneinrichtung entscheiden zu
können.
Der Antrag wird seitens Dezernat V ausdrücklich unterstützt.
Der Personalrat der Allgemeinen Verwaltung wird gemäß § 65 LPVG durch Übersendung einer
Durchschrift dieser Vorlage parallel unterrichtet.
Vorlage Error! Bookmark not defined. der Stadt
Aachen
Ausdruck vom: 19.11.2014
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