Der Oberbürgermeister
Vorlage
Federführende Dienststelle:
Rechnungsprüfung
Beteiligte Dienststelle/n:
Vorlage-Nr:
Status:
AZ:
Datum:
Verfasser:
FB 14/0099/WP16
öffentlich
FB 14/00/02-00
05.11.2012
Herr Emmerich
Änderung der Rechnungsprüfungsordnung
Beratungsfolge:
TOP:__
Datum
Gremium
Kompetenz
18.12.2012
19.12.2012
RPAU
Rat
Anhörung/Empfehlung
Entscheidung
Beschlussvorschlag:
Beschlussvorschlag für den Rechnungsprüfungsausschuss:
Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen die Änderung der
Rechnungsprüfungsordnung in der vorgelegten Fassung zum 01.01.2013 zu beschließen.
(Emmerich)
Beschlussvorschlag für den Rat:
Auf Empfehlung des Rechnungsprüfungsausschusses beschließt der Rat der Stadt Aachen die
Änderung der Rechnungsprüfungsordnung zum 01.01.2013 in der vorgelegten Fassung.
(Philipp)
Oberbürgermeister
Vorlage FB 14/0099/WP16 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 08.02.2013
Seite: 1/3
finanzielle Auswirkungen
Investive
Ansatz
Auswirkungen
20xx
Fortgeschriebener Ansatz
Fortgeschriebe-
Ansatz
ner Ansatz
20xx ff.
20xx
Gesamtbedarf (alt)
20xx ff.
Gesamtbedarf
(neu)
Einzahlungen
0
0
0
0
0
0
Auszahlungen
0
0
0
0
0
0
Ergebnis
0
0
0
0
0
0
+ Verbesserung /
-
0
0
Deckung ist gegeben/ keine
Deckung ist gegeben/ keine
ausrechende Deckung
ausrechende Deckung
vorhanden
vorhanden
Verschlechterun
g
konsumtive
Ansatz
Auswirkungen
20xx
Ertrag
Fortgeschriebener Ansatz
Fortgeschriebe-
Ansatz
ner Ansatz
20xx ff.
20xx
20xx ff.
Folgekos-
Folgekos-
ten (alt)
ten (neu)
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Abschreibungen
0
0
0
0
0
0
Ergebnis
0
0
0
0
0
0
Personal-/
Sachaufwand
+ Verbesserung /
Verschlechterun
0
0
Deckung ist gegeben/ keine
Deckung ist gegeben/ keine
ausrechende Deckung
ausrechende Deckung
vorhanden
vorhanden
g
Vorlage FB 14/0099/WP16 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 08.02.2013
Seite: 2/3
Erläuterungen:
Die Rechnungsprüfungsordnung ist in einigen Punkten zu konkretisieren, weiter zu entwickeln und
auch teilweise redaktionell anzupassen. Dies betrifft insb. die Anzeigepflicht bei Vergaben, wonach
u.a. klargestellt wird, dass die genannten Anzeigegrenzen in § 8 Netto-Beträge sind. So werden
grundsätzlich werden die Wertgrenzen auch in relevanten Erlassen und Gesetzestexten zum
Vergaberecht als Netto-Beträge dargestellt. Die Grenzen für die Vorabveröffentlichung gemäß TVgG
sind ebenfalls auf 12.000 Euro netto festgelegt worden. Da bisher die Handhabung als Brutto-Betrag
erfolgt ist, bedeutet dies eine Erhöhung der Vorlagegrenze. Dies ist jedoch vor dem Hintergrund der
allgemeinen Kostensteigerung gerechtfertigt.
Darüber hinaus wird in § 9 die Handhabung eines Maßnahmenplans im Rahmen der Ausräumung von
festgestellten Beanstandungen aufgenommen.
In der Anlage sind die neuen Regelungen der bestehenden Fassung vom 01.04.2009
gegenübergestellt.
Anlage/n:
- Synopse Rechnungsprüfungsordnung
Vorlage FB 14/0099/WP16 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 08.02.2013
Seite: 3/3
Synopse Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen
Alte Fassung
Neue Fassung
Bemerkung
' 6 Befugnisse des
Fachbereiches
Rechnungsprüfung
' 6 Befugnisse des
Fachbereiches
Rechnungsprüfung
(3)
Die Leitung des
Fachbereiches Rechnungsprüfung
ist verpflichtet, an den Sitzungen
des
Rechnungsprüfungsausschusses
und berechtigt, an den Sitzungen
des Rates, des Haupt- und
Finanzausschusses teilzunehmen
bzw. sich durch ihre/n
Stellvertreter/in vertreten zu lassen. Sie ist berechtigt, an den
Sitzungen aller übrigen
Ausschüsse und der
Bezirksvertretungen teilzunehmen
oder sich vom/von der zuständigen
Fachprüfer/in vertreten zu lassen.
(2)
Die Leitung des
Fachbereiches
Rechnungsprüfung ist verpflichtet, an den Sitzungen des
Rechnungsprüfungsausschusses
und berechtigt, an den Sitzungen
des Rates, des Haupt- und
Finanzausschusses
teilzunehmen bzw. sich durch
ihre/n Stellvertreter/in vertreten
zu lassen. Sie ist berechtigt, an
den Sitzungen aller übrigen
Ausschüsse und der
Bezirksvertretungen
teilzunehmen oder sich vom/von
der zuständigen Fachprüfer/in
vertreten zu lassen.
' 8 Vorlage von
Vergabeunterlagen
' 8 Vorlage von
Vergabeunterlagen
(1) Beabsichtigte freihändige
Vergaben sind dem Fachbereich
Rechnungsprüfung anzuzeigen.
Dabei sind die Eigenkalkulation
und die Anzahl der Angebote, die
eingeholt werden sollen,
anzugeben. Der Fachbereich
Rechnungsprüfung entscheidet, ob
der Vergabevorgang geprüft wird
oder nicht.
Bei den Anzeigen für Lieferungen
und Leistungen nach VOL gilt eine
Wertgrenze von 6.000 €,
für Bauleistungen nach der VOB
von 12.000 €.
(1) Beabsichtigte Vergaben
nach VOB und VOL sind dem
Fachbereich Rechnungsprüfung
anzuzeigen. Dabei sind die
Eigenkalkulation, die Anzahl der
Angebote, die eingeholt werden
sollen und die Vergabeart (z.B.
freihändig, beschränkt, usw.)
anzugeben. Der Fachbereich
Rechnungsprüfung entscheidet,
ob der Vergabevorgang geprüft
wird oder nicht.
Bei den Anzeigen für
Lieferungen und Leistungen
nach VOL gilt eine Wertgrenze
von 6.000 Euro netto,
für Bauleistungen nach der VOB
von 12.000 Euro netto.
Die Konkretisierung der
Vorlagegrenzen auf NettoBeträge dient der Klarstellung.
Grundsätzlich werden die
Wertgrenzen in relevanten
Erlassen und Gesetzestexten
zum Vergaberecht als NettoBeträge dargestellt. So sind
auch die Grenzen für die
Vorabveröffentlichung gemäß
TVgG auf 12.000 Euro netto
festgelegt worden. Insofern
erfolgt hier eine
Konkretisierung. Da bisher die
Handhabung als Brutto-Betrag
erfolgt ist, bedeutet dies eine
Erhöhung der Vorlagegrenze.
Dies ist jedoch vor dem
Hintergrund der allgemeinen
Kostensteigerung
gerechtfertigt.
(3) Die beabsichtigte Vergabe von
Aufträgen über freiberufliche
Leistungen (z. B. Beraterverträge,
Werkverträge) bzw. Verträge im
Zusammenhang mit
Baumaßnahmen Dritter, durch die
die Stadt Aachen zu Zahlungen
verpflichtet wird (z.B.
Ausbauverträge, Verträge über
(3) Die beabsichtigte Vergabe
von Aufträgen über freiberufliche
Leistungen unterhalb der
Schwellenwerte (z.B. HOAIVerträge, Berater- und
Gutachterverträge,
Werkverträge),
Konzessionsverträge, bzw.
Verträge im Zusammenhang mit
Die Wertgrenze der
Anzeigepflicht ist an die der
HOAI-Vorlagen angepasst
(alter Absatz 5); zusätzlich
werden Konzessionsverträge
ausdrücklich genannt.
Fehlerhafte Nummerierung der
Absätze;
eine städt. Kostenbeteiligung) sind
dem Fachbereich
Rechnungsprüfung anzuzeigen.
Der Fachbereich
Rechnungsprüfung entscheidet, ob
der Vergabevorgang geprüft wird
oder nicht. Bei den Anzeigen gilt
eine Wertgrenze von
6.000 €.
Baumaßnahmen Dritter, durch
die die Stadt Aachen zu
Zahlungen verpflichtet wird (z.B.
Ausbauverträge, Verträge über
eine städt. Kostenbeteiligung)
sind dem Fachbereich
Rechnungsprüfung anzuzeigen.
Der Fachbereich
Rechnungsprüfung entscheidet,
ob der Vergabevorgang geprüft
wird oder nicht. Bei den
Anzeigen gilt eine Wertgrenze
von 8.000 Euro netto.
(4)
Beabsichtigte Vergaben
im Rahmen beschränkter oder
öffentlicher Ausschreibung nach
VOL und VOB sind dem
Fachbereich Rechnungsprüfung
anzuzeigen, wobei mitzuteilen ist,
a)
wie hoch die
Eigenkalkulation ist,
b)
welche Vergabeart
vorgesehen ist.
Der Fachbereich
Rechnungsprüfung entscheidet
und teilt dem Fachbereich mit, ob
die Ausschreibungsunterlagen
vorzulegen oder nicht vorzulegen
sind oder der Vergabevorgang
nach Prüfung und Wertung der
Angebote, jedoch vor
Auftragserteilung vorzulegen ist.
entfällt
Absatz 4 kann entfallen, weil
im neuen Absatz 1die
Vorlagepflicht für alle
Vergabearten geregelt wird.
Die bisherige grundsätzliche
Anzeigepflicht ohne
Wertgrenze für beschränkte
oder öffentliche
Ausschreibungen war darüber
hinaus inhaltlich nicht
plausibel, da die Anzeige für
freihändige Vergaben nach
dem alten Absatz 1 erst bei
Erreichen der Wertgrenze von
6.000 € bzw. 12.000 €
bestand, obwohl dieses
Verfahren wesentlich
prüfungswürdiger gewesen ist.
Künftig gilt die Anzeigepflicht
für alle Vergabearten bei
6.000 € bzw. 12.000 € netto.
(5)
Für Architekten-,
Ingenieur- und Gutachteraufträge
gilt als Vorlagegrenze ein Honorar
von
8.000 €.
entfällt
Absatz 5 entfällt, da diese
Aufträge im neuen Absatz 3
aufgenommen werden.
(6)
Im Interesse der
Wirtschaftlichkeit sind
Beschaffungen von Gütern, die
kurzfristigen Preisschwankungen
unterliegen und für die
Tagespreise gelten (z.B. Heizöl),
von der Vorlagepflicht an den
Fachbereich Rechnungsprüfung
ausgenommen. In diesen Fällen
sind die Preisvergleiche und die
Auftragsvergabe sowie ggf. andere
erforderliche Fakten zu
dokumentieren, damit der
Fachbereich Rechnungsprüfung
stichprobenweise nachträglich
Prüfungen dieser Vergaben
durchführen kann.
4)
Im Interesse der
Wirtschaftlichkeit sind
Beschaffungen von Gütern, die
kurzfristigen Preisschwankungen
unterliegen und für die
Tagespreise gelten (z.B. Heizöl),
von der Vorlagepflicht an den
Fachbereich Rechnungsprüfung
ausgenommen. In diesen Fällen
sind die Preisvergleiche und die
Auftragsvergabe sowie ggf.
andere erforderliche Fakten zu
dokumentieren, damit der
Fachbereich Rechnungsprüfung
stichprobenweise nachträglich
Prüfungen dieser Vergaben
durchführen kann.
Änderung der Nummerierung
(7)
Der seiner Absicht und
seinem Inhalt nach zeitlich und
zweckentsprechend als
zusammenhängend erkennbare
Gesamtauftrag darf nicht in
Einzelaufträge zerlegt werden, um
dieser Vorschrift und der
vorgesehenen unteren Begrenzung von 6.000 i bzw. bei
Bauausführungen 12.000 i ausweichen zu können.
(5)
Der seiner Absicht und
seinem Inhalt nach zeitlich und
zweckentsprechend als
zusammenhängend erkennbare
Gesamtauftrag darf nicht in
Einzelaufträge zerlegt werden,
um dieser Vorschrift und der
vorgesehenen unteren Begrenzung von 6.000 Euro netto bzw.
bei Bauausführungen 12.000
Euro netto ausweichen zu
können.
Änderung der Nummerierung
und der Konkretisierung der
Wertgrenzen in Netto-Beträge
(8)
Bei den in Abs. 1 bis 4
genannten Vergabevorgängen sind
alle Nachtrags- und Erweiterungsaufträge mit vollständigen Unterlagen dem Fachbereich
Rechnungsprüfung zur Prüfung
vorzulegen, wenn
a) der ursprüngliche Auftrag
zusammen mit einem nachträglichen oder erweiterten Auftrag die
untere Grenze von 6.000 i bzw.
12.000 i übersteigt oder
b)
der ursprüngliche Auftrag
bereits über 6.000 i bzw. 12.000
i hinausging.
(6)
Bei den in Abs. 1 bis 3
genannten Vergabevorgängen
sind alle Nachtrags- und
Erweiterungsaufträge mit
vollständigen Unterlagen dem
Fachbereich Rechnungsprüfung
zur Prüfung vorzulegen, wenn
a) der ursprüngliche Auftrag
zusammen mit einem nachträglichen oder erweiterten Auftrag
die untere Grenze von 6.000
Euro netto bzw. 12.000 Euro
netto übersteigt oder
b)
der ursprüngliche Auftrag
bereits beim FB 14 geprüft
wurde.
Änderung der Nummerierung
und der Konkretisierung der
Wertgrenzen in Netto-Beträge;
unter b) wird deutlich gemacht,
dass alle Nachträge und
Erweiterungsaufträge zu
schon geprüften Aufträgen
unabhängig von
Auftragswerten vorzulegen
sind.
(9)
Die Verlängerung von
Jahres- oder Mehrjahresverträgen
stellt eine Vergabeentscheidung
dar und bedarf in jedem Fall der
Zustimmung des Fachbereiches
Rechnungsprüfung.
(7)
Die Verlängerung von
Jahres- oder
Mehrjahresverträgen stellt eine
Vergabeentscheidung dar und
bedarf in jedem Fall der
Zustimmung des Fachbereiches
Rechnungsprüfung.
Änderung der Nummerierung
(10)
Eine Auftragserteilung im
vorstehend näher bezeichneten
Umfang darf nur erfolgen, wenn
die Vergabeunterlagen den
Prüfvermerk des Fachbereiches
Rechnungsprüfung tragen bzw.
den Vergabeunterlagen die
Erklärung des Fachbereiches
Rechnungsprüfung auf
Vorlageverzicht beigefügt ist.
Die nach der
Zuständigkeitsordnung der Stadt
Aachen zu fertigenden Vorlagen
für die Fraktionen und die
Ausschüsse müssen den
Prüfvermerk/die Stellungnahme
des Fachbereiches
(8)
Eine Auftragserteilung
im vorstehend näher bezeichneten Umfang darf nur erfolgen,
wenn die Vergabeunterlagen den
Prüfvermerk des Fachbereiches
Rechnungsprüfung tragen bzw.
den Vergabeunterlagen die
Erklärung des Fachbereiches
Rechnungsprüfung auf
Vorlageverzicht beigefügt ist.
Die nach der
Zuständigkeitsordnung der Stadt
Aachen zu fertigenden Vorlagen
für die Fraktionen und die
Ausschüsse müssen den
Prüfvermerk/die Stellungnahme
des Fachbereiches
Änderung der Nummerierung
Rechnungsprüfung in vollem
Wortlaut wiedergeben.
Rechnungsprüfung in vollem
Wortlaut wiedergeben.
(11)
Als Lieferungen und
Leistungen gelten auch Aufträge
für z.B. Baumaterialien, die auf
Lager genommen werden bzw.
bauseits dem bauausführenden
Unternehmer zur Verfügung
gestellt werden. Eine
Ausschreibung in diesen Fällen
(Kauf von Baumaterialien) hat
nach den Vorschriften der VOL zu
erfolgen, wobei bei entsprechender
Auftragshöhe die Zuständigkeit
des Finanzausschusses in seiner
Eigenschaft als Vergabeausschuss
für Bauleistungen bzw. die
Zuständigkeit der jeweiligen
Bezirksvertretung nach ' 21
Zuständigkeitsordnung unberührt
bleiben. In jedem Falle ist die Zustimmung des Fachbereiches
Rechnungsprüfung erforderlich,
wenn der Auftrag die Höhe von
6.000 i erreicht.
(9)
Als Lieferungen und
Leistungen gelten auch Aufträge
für z.B. Baumaterialien, die auf
Lager genommen werden bzw.
bauseits dem bauausführenden
Unternehmer zur Verfügung
gestellt werden. Eine
Ausschreibung in diesen Fällen
(Kauf von Baumaterialien) hat
nach den Vorschriften der VOL
zu erfolgen, wobei bei
entsprechender Auftragshöhe
die Zuständigkeit des Finanzausschusses in seiner Eigenschaft als Vergabeausschuss für
Bauleistungen bzw. die
Zuständigkeit der jeweiligen
Bezirksvertretung nach ' 21
Zuständigkeitsordnung unberührt
bleiben. In jedem Falle ist die Zustimmung des Fachbereiches
Rechnungsprüfung erforderlich,
wenn der Auftrag die Höhe von
6.000 Euro netto erreicht.
Die Festsetzung der Wertgrenzen
darf nicht dazu führen, dass bei
Aufträgen bis 6.000 i bzw.
12.000 i die Wettbewerbsvorschriften der VOL, VOB
sowie die Richtlinien der HOAI
außer Acht gelassen werden.
Änderung der Nummerierung
und der Konkretisierung der
Wertgrenzen in Netto-Beträge;
Die Festsetzung der
Wertgrenzen darf nicht dazu
führen, dass bei Aufträgen bis
6.000 Euro netto bzw.
12.000 Euro netto die Wettbewerbsvorschriften der VOL, VOB
sowie die Richtlinien der HOAI
außer Acht gelassen werden.
(12)
Das Recht des
Fachbereiches Rechnungsprüfung,
Vergaben nach den vorstehenden
Bestimmungen zu prüfen, die die
Wertgrenze von 6.000 i bzw.
12.000 i nicht erreichen, bleibt
unberührt.
(10)
Das Recht des
Fachbereiches
Rechnungsprüfung, Vergaben
nach den vorstehenden
Bestimmungen zu prüfen, die die
Wertgrenze von 6.000
Euro netto bzw. 12.000 Euro
netto nicht erreichen, bleibt
unberührt.
' 9 Verfahren des Fachbereiches
Rechnungsprüfung bei der
Durchführung seiner Aufgaben
' 9 Verfahren des
Fachbereiches
Rechnungsprüfung bei der
Durchführung seiner
Aufgaben
(5)
Das vorläufige
Prüfungsergebnis soll vor
Abschluss solcher Prüfungen mit
dem geprüften Bereich besprochen
(5)
Das vorläufige
Prüfungsergebnis soll vor
Abschluss solcher Prüfungen mit
dem geprüften Bereich
Änderung der Nummerierung
und der Konkretisierung der
Wertgrenzen in Netto-Beträge;
Die bisherigen
Stellungnahmen sollen durch
einen verbindlichen
Maßnahmenplan abgelöst
werden.
besprochen werden. Sofern es
Prüffeststellungen erfordern, ist
ein abgestimmter
Maßnahmenplan mit den
Fachbereichen zu erstellen.
bzw. ergänzt werden. Sofern
Maßnahmen zur Ausräumung
von Fehlern bzw. zur
Verbesserung ergriffen werden
müssen, sind diese zu mit
einem Zeit und
Zuständigkeitsplan vom
Fachbereich mit der
Rechnungsprüfung zusammen
zu konkretisieren. Hierdurch
erfolgt ein hohes Maß an
Verbindlichkeit.
(7)
Zu Berichten und
Prüfungsbemerkungen des
Fachbereiches Rechnungsprüfung
ist fristgerecht Stellung zu nehmen.
Die Antwort ist über den/die
zuständige/n Dezernenten/in zu
leiten.
(7) Zu Berichten und
Prüfungsbemerkungen des
Fachbereiches
Rechnungsprüfung ist
fristgerecht Stellung zu nehmen,
sofern dies über den
Maßnahmenplan hinaus
erforderlich ist. Der
Maßnahmenplan und ggfls. die
Stellungnahme sind über den/die
zuständige/n Dezernenten/in zu
leiten.
Sichergestellt wird die
Information der/des
Dezernentin/en über den
Maßnahmenplan und eine
eventuelle Stellungnahme.