Die Oberbürgermeisterin
Vorlage
Federführende Dienststelle:
Volkshochschule
Beteiligte Dienststelle/n:
E 42/0003/WP18
öffentlich
Vorlage-Nr:
Status:
AZ:
Datum:
Verfasser:
25.11.2020
Zwischenbericht zum 30.09.2020 der Volkshochschule Aachen
Ziele:
Beratungsfolge:
Datum
Gremium
Zuständigkeit
17.12.2020
Betriebsausschuss VHS
Kenntnisnahme
Finanzielle Auswirkungen
entfällt
Beschlussvorschlag:
Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der
Betriebsausschuss Volkshochschule den Zwischenbericht zum
30.Septemberi 2020 zur Kenntnis.
Es erfolgt kein Beschluss.
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Ausdruck vom: 30.11.2020
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Erläuterungen:
Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw.
Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:
Allgemeines:
Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen,
ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die
Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft,
werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl
der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum
jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden
Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Zudem wird dem Jahresplanansatz die
Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber
gestellt.
In der Jahresprognose sind die zum Zeitpunkt der Auswertung bekannten weiteren zu erwartenden
bzw. zu reduzierenden Erträge und Aufwendungen ausgewiesen. Die entsprechenden Zahlen des
Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.
Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden
mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.
Erträge:
Zu 1.:
Durch die Corona –Pandemie musste der Unterrichtsbetrieb vom 16.03.2020 bis 24.04.2020 (College)
bzw. 15.05.2020 (die anderen Programmbereiche) unterbrochen werden und konnte auch danach nur
eingeschränkt fortgesetzt werden. Der hierdurch entstandene Ertragsverlust konnte trotz gestiegener
Anmeldezahlen in den Monaten August und September nicht kompensiert werden,
Bis einschließlich 30.09.2020 konnten 898 Kurse (Ausfallquote 41,6 %) nicht durchgeführt werden.
Die Jahresprognose muss darüber hinaus auch weiter nach unten korrigiert werden, da durch die
geltenden Hygienevorschriften von deutlich geringeren Teilnehmendenzahlen in den stattfindenden
und geplanten Kursen ausgegangen werden muss.
Zu 2.:
Bei den abgesagten Bildungsurlauben wurden die Teilnehmendenentgelte in voller Höhe
zurückerstattet, da diese nicht mehr nachgeholt werden können. Die Höhe der Erträge wird in der
Jahresprognose durch die abgesagten Bildungsurlaube entsprechend angepasst.
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Ausdruck vom: 30.11.2020
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Zu 4.:
Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen
gekoppelt. Die seitens der Volkshochschule beantragten Zuschüsse beim Bund nach dem
Sozialdienstleister-Einsatzgesetz (SodEG), wurden bis zum 30.09.2020 mit einer Höhe von 85 % der
bisherigen Bundesmittel bewilligt. Im Berichtszeitraum erfolgte eine Finanzplanänderung des
Projektes „Bildungsportal“, mit der Folge, dass die Erträge entgegen der ursprünglichen Planung, nicht
in der Position 3 Landeszuweisungen verbucht werden. Daher wird die Jahresprognose in beiden
Positionen entsprechend angepasst.
Zu 5:
Diese Sammelposition enthält u.a. neben Erträgen aus Kooperationen der VHS sowie
Werbeeinnahmen und Vermietung auch Auflösung von Rückstellungen sowie periodenfremde Erträge
(z.B. Heizkostenerstattungen).
Aufwendungen:
Zu 2.:
Durch den Unterrichtsausfall fielen weniger Honorarzahlungen an Dozenten/innen an. Die
Jahresprognose muss daher korrespondierend zu den Positionen Teilnehmendenentgelte und
Drittmittel (BAMF) angepasst werden.
Zu 3.:
Die Mittel für die Gebäudeunterhaltung werden im Berichtszeitraum voraussichtlich nicht in der vollen
Höhe ausgegeben, sodass sie nach unten korrigiert werden können.
Zu 4.:
Im Berichtszeitraum lagen noch nicht alle Rechnungen vor.
Zu 6.:
Diese Position beinhaltet u.a. die zur Volkshochschule verlagerten Unfallversicherungsbeiträge für die
Teilnehmenden des College. Zur Deckung dieses zusätzlichen Aufwands wurde der städtische
Zuschuss entsprechend angepasst.
Zu 7.:
Der größte Teil der Werbungskosten für den Programmheftdruck entsteht notwendigerweise zweimal
jährlich jeweils zu Anfang des Semesters, um das vielfältige Veranstaltungsprogramm der
Volkshochschule bekannt zu machen. Kosten für das 2. Semester sind im Berichtszeitraum noch nicht
angefallen.
zu 8:
Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden
Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten, die Fahrtkostenerstattung für Teilnehmende der
Integrationskurse sowie die Prüfungskosten. Im Berichtszeitraum erfolgten aufgrund des
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Ausdruck vom: 30.11.2020
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Projektverlaufs höhere Weiterleitungen des INTERREG Projektes TREE (Training for intergrating
REfugees in the Euregio).
Zu 9.:
Der Aufwand für diese Position hängt mit der Anzahl der Studienreisen zusammen, siehe auch
Erträge Position 2. Durch die pandemiebedingt abgesagten Bildungsurlaube, und Studienreisen muss
die Jahresprognose nach unten korrigiert werden.
Zu 10., 11. und 12.:
Es wurde im Berichtszeitraum auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet, daher kann die
Jahresprognose bei der Position 12. und 13. angepasst werden.
Zu 13.:
Es stehen noch Rechnungen über erfolgte Fortbildungen aus, Reisekosten fallen pandemiebedingt
nur im geringen Maße an, daher kann die Jahresprognose entsprechend nach unten korrigiert
werden.
zu 14.:
Neben der Position Bewachungskosten gehören zu dieser Position auch die Kosten aus dem
Zertifizierungsprozess der Volkshochschule. Die Bewachungskosten wurden im Berichtszeitraum
noch nicht vollständig abgerechnet.
Die Kosten für die Konzeption und Realisierung des Projektes „Bildungsportal“ (siehe hierzu auch
Erträge Punkt 4) wurden durch die erfolgte Finanzplanänderung auf 47.000 € reduziert, daher wird die
Jahresprognose entsprechend angepasst.
zu 15.:
Es liegen noch nicht alle Rechnungen für den Berichtszeitraum vor.
Zu 16.:
Im Berichtszeitraum fielen keine weiteren Umzugskosten an.
Die Umzugskosten (Möbeltransporte innerhalb des Hauses) entstanden durch die Durchführung der
Bundessprachenkonferenz im 1. Quartal.
Zu 18.:
Diese Position umfasst die Nutzung von Cambio-Fahrzeugen, die noch nicht wesentlich beansprucht
wurde. Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.
Zu 21.:
Es steht noch die Abrechnung der Prüfung des Jahresabschlusses 2019 aus.
Zu 22.:
Die Jahresprognose wurde nach oben angepasst, da im Bereich der Betriebs- und
Geschäftsausstattung weitere Investitionen notwendig werden.
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Ausdruck vom: 30.11.2020
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Zu 23.:
Zu dieser Position gehören u.a. auch die periodenfremden Aufwendungen. Im Berichtszeitraum
erfolgte eine Nachzahlung aus dem Vorjahr für Energiekosten.
Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans
Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben.
Im Berichtszeitraum wurden 7 Projekte beantragt, hiervon bereits 5 bewilligt.
Das Risikoportal für 2020 in Höhe von 200 TEUR beinhaltet ein Risiko, das nach jetzigem Stand in
der Prognose berücksichtigt wurde. Das Risiko entspricht dem in der Konsolidierung durch
Reorganisation beschlossenen Plan, es soll durch Akquisition von Drittmitteln sowie durch
Optimierung des Programmangebotes geschlossen werden.
Die durch die Corona-Pandemie zusätzlich entstandene Deckungslücke führt mit Berücksichtigung der
beantragten Unterstützungen des Landes und des Bundes zu einem prognostizierten Jahresverlust
von 290 TEUR. Zu prüfen ist, ob der drohende finanzielle Verlust durch die Bereitstellung von Mitteln
aus dem kommunalen „Rettungsschirm“ der Corona-Pandemie für die Volkshochschule erfolgen kann.
Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit Werten des gleichen Semesters
der letzten drei Jahre dargestellt. Weitere Kennzahlen wie geplantes und stattgefundenes
Kursangebot, Ausfallquote, Unterrichtseinheiten und Honorare werden benannt und ebenfalls
zueinander ins Verhältnis gesetzt.
Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich
berichtet.
Anlage/n:
Zwischenbericht zum 30.09.2020
Zwischenbericht zum 30.09.2020 – Vorjahreswerte 30.09.2019
Bericht über den Geschäftsverlauf
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Wirtschaftsplan 2020- Zwischenbericht zum 30.09.2020
Erträge:
1.
Teilnehmerentgelte
2.
Studienreisen
3.
Landeszuweisungen
4.
Drittmittel
5.
Sonstige Erträge
Gesamtsumme Erträge
Aufwendungen:
1.
Personalaufwand
2.
Personalaufwand Dozenten
3.
Gebäudeunterhaltung
4.
Energiekosten
5.
Gebäudereinigung
6.
Versicherungen und sonstige Abgaben
7.
Werbung
8.
Unterrichts- und Veranstaltungskosten
darin enthalten Weiterleitungen
9.
Studienreisen
10.
Betriebs- und Geschäftsausstattung
11.
Telefon / Internet
12.
Bürobedarf
13.
Reisekosten und Fortbildung
14.
Fremdleistungskosten
15.
Mieten
16.
Umzugskosten
17.
Beiträge und Gebühren
18.
KFZ/Anmietung Cambio
19.
Verwaltungskostenbeitrag
20.
Kalkulatorische Mieten
21.
Prüfungskosten
22.
Abschreibung auf Anlagevermögen
23.
Sonstige Aufwendungen
Gesamtsumme Aufwendungen
Nachrichtlich:
Zuschuss
Plan 3. Quartal:
Ist
Abweichung
Ansatz 9/12
30.09.2020
absolut
1.091.400
118.050
1.192.725
1.442.850
28.050
3.873.075
800.017
71.783
1.156.655
1.154.718
48.887
3.232.060
-
291.383
46.267
36.070
288.132
20.837
641.015
Plan 3. Quartal:
Ist
Abweichung
Ansatz 9/12
30.09.2020
absolut
4.188.600
1.242.675
41.700
117.750
144.000
35.175
112.500
397.650
223.200
93.600
59.625
43.575
132.225
12.600
31.200
81.750
375
13.650
825
192.450
357.750
15.000
32.475
75
7.347.225
3.997.424
749.289
31.693
103.385
130.676
48.727
77.334
373.325
251.824
49.018
32.911
32.883
78.849
1.274
12.627
72.084
893
13.424
289
192.450
357.750
10.164
35.659
1.104
6.403.232
-
-
191.176
493.386
10.007
14.365
13.324
13.552
35.166
24.325
28.624
44.582
26.714
10.692
53.376
11.326
18.573
9.666
518
226
536
0
0
4.836
3.184
1.029
943.993
Jahresprognose
Abweichung
Abweichung
Ansatz
31.12.2020
absolut
in %
1.455.200
157.400
1.590.300
1.923.800
37.400
5.164.100
1.009.000
71.800
1.426.300
1.557.718
50.000
4.114.818
Abweichung Wirtschaftsplan 20:
%
-26,70
-39,19
-3,02
-19,97
74,29
-16,55
Abweichung Wirtschaftsplan 20:
%
-4,56
-39,70
-24,00
-12,20
-9,25
38,53
-31,26
-6,12
12,82
-47,63
-44,80
-24,54
-40,37
-89,89
-59,53
-11,82
138,00
-1,66
-64,91
0,00
0,00
-32,24
9,80
1372,40
-12,85
Ansatz
5.584.800
1.656.900
55.600
157.000
192.000
46.900
150.000
530.200
297.600
124.800
79.500
58.100
176.300
16.800
41.600
109.000
500
18.200
1.100
256.600
477.000
20.000
43.300
100
9.796.300
4.632.200,00
-
-
446.200
85.600
164.000
366.082
12.600
- 1.049.282
-44,22
-119,22
-11,50
-23,50
25,20
-25,50
Jahresprognose
Abweichung
Abweichung
31.12.2020
absolut
in %
5.485.500
1.156.400
45.000
150.000
192.000
46.900
150.000
500.000
297.600
56.000
54.500
58.100
130.000
8.000
80.000
109.000
900
18.200
500
256.600
477.000
15.000
47.600
300
9.037.500
-
-
99.300
500.500
10.600
7.000
30.200
68.800
25.000
46.300
8.800
38.400
400
600
5.000
4.300
200
758.800
4.922.682
-
290.482
-
-
-
-1,81
-43,28
-23,56
-4,67
0,00
0,00
0,00
-6,04
0,00
-122,86
-45,87
0,00
-35,62
-110,00
48,00
0,00
44,44
0,00
-120,00
0,00
0,00
-33,33
9,03
66,67
-8,40
5,90
Wirtschaftsplan 2020 - Zwischenbericht zum 30.09.2020 - Vorjahreswerte 30.09.2019
Wirtschaftsplan 19:
Ansatz
Erträge:
1.
2.
3.
4.
5.
Teilnehmerentgelte
Studienreisen
Landeszuweisungen
Drittmittel
Sonstige Erträge
Gesamtsumme Erträge
1.423.600
78.000
1.605.400
1.502.700
36.800
4.646.500
Wirtschaftsplan 19:
Ansatz
Aufwendungen:
1.
Personalaufwand
2.
Personalaufwand Dozenten
3.
Gebäudeunterhaltung
4.
Energiekosten
5.
Gebäudereinigung
6.
Versicherungen und sonstige Abgaben
7.
Werbung
8.
Unterrichts- und Veranstaltungskosten
darin enthalten Weiterleitungen
9.
Studienreisen
10.
Betriebs- und Geschäftsausstattung
11.
Telefon
12.
Bürobedarf
13.
Reisekosten und Fortbildung
14.
Fremdleistungskosten
15.
Mieten
16.
Umzugskosten
17.
Beiträge und Gebühren
18.
KFZ
19.
Verwaltungskostenbeitrag
20.
Kalkulatorische Mieten
21.
Prüfungskosten
22.
Abschreibung auf Anlagevermögen
23.
Sonstige Aufwendungen
Gesamtsumme Aufwendungen
5.240.500
1.565.000
103.500
169.000
183.000
46.100
103.500
413.000
176.300
50.800
73.900
46.900
163.500
18.300
25.000
149.500
17.000
17.200
1.100
219.500
477.000
20.000
43.000
100
9.146.400
Plan 3. Quartal:
Ist
Abweichung
Abweichung
Ansatz 9/12
30.09.2019
absolut
%
1.067.700
58.500
1.204.050
1.127.025
27.600
3.484.875
1.253.969
91.741
1.192.885
1.240.164
30.851
3.809.609
-
186.269
33.241
11.165
113.139
3.251
324.734
17,45
56,82
-0,93
10,04
11,78
9,32
Plan 3. Quartal:
Ist
Abweichung
Abweichung
Ansatz 9/12
30.09.2019
absolut
%
4.366
150.716
46.900
18.337
10.079
886
12.486
45.598
28.023
26.233
23.876
5.192
29.065
4.374
8.874
36.706
12.750
137
382
0
0
1.371
6.391
6.804
269.281
-0,11
-12,84
-60,42
-14,47
-7,34
-2,56
16,09
14,72
21,19
68,85
-43,08
-14,76
-23,70
-31,87
-47,33
-32,74
-100,00
-1,06
-46,35
0,00
0,00
-9,14
-19,82
9072,61
-3,93
3.930.375
1.173.750
77.625
126.750
137.250
34.575
77.625
309.750
132.225
38.100
55.425
35.175
122.625
13.725
18.750
112.125
12.750
12.900
825
164.625
357.750
15.000
32.250
75
6.859.800
3.926.009
1.023.034
30.725
108.413
127.171
33.689
90.111
355.348
160.248
64.333
31.549
29.983
93.560
9.351
9.876
75.419
12.763
443
164.625
357.750
13.629
25.859
6.879
6.590.519
-
-